[Hiring] Administrative Assistant in Charge of PDI Follow-up @Fonction publique Territoriale

Role Description

Sous la responsabilité du Chef de service du Pilotage et suivi du Programme départemental d’insertion, l’agent:

• assure la gestion administrative de différents dossiers inhérents au service;
• effectue la saisie de l’activité générale du service dans les tableaux de bord dédiés.

Missions FSE

• Est référent administratif dans le domaine des opérations FSE portées par la Direction.
• Sécurise la chaîne de traitement administratif des questionnaires FSE et de l’ensemble des documents afférents aux différentes opérations:
• crée le dossier informatique pour sauvegarder les pièces nécessaires au contrôle de service fait à la suite de la demande d’échantillonnage émanant du FSE;
• met à jour hebdomadairement les enregistrements de la plateforme et repère les erreurs.
• Centralise les pièces exigées pour le bilan (quotités de temps, rendez-vous ALIE).

Gestion administrative

• Sur la gestion des immersions professionnelles:
• instruit, traite et assure le suivi des immersions professionnelles;
• met à jour le tableau de bord relatif au suivi des immersions;
• dépôt de l’ensemble des pièces justificatives dans la GED;
• est l’interlocuteur privilégié de l'ensemble des prescripteurs : information, conseil, recherche de solutions adaptées.
• Sur la gestion des marchés:
• gère la saisie des bons de commande, les annulations et transmet au prestataire;
• dépôt des éléments dans la GED;
• participe au contrôle des bilans avant facturation;
• actualise les tableaux de suivi de consommation.
• Sur la gestion des conventions:
• soutient les gestionnaires en charge des conventions (saisie Astre, évaluation des actions, demandes de mises en paiement);
• participe à la saisie des données et enregistrements de documents sous Smart Public;
• veille à la mise à jour régulière des fiches structures;
• effectue une relecture des notifications et conventions, les imprime pour mise sous parapheur lors des Commissions permanentes / sessions;
• adresse les notifications par mail aux partenaires;
• enregistre les conventions signées et informe les gestionnaires pour les demandes de mise en paiement;
• actualise les tableaux de suivi.
• Sur la gestion de l’activité générale du service:
• élabore et actualise les tableaux de bord relatifs aux activités des territoires, à l’activité globale du service.

Mission de Responsable de gestion de compte (RGC)

• Est référente GED pour la DREIS;
• Est référente RESOLVO et PYTHEAS pour le service;
• Est référente France Travail pour l’ouverture des habilitations des agents.

Qualifications

• Maîtrise de l’expression écrite et orale;
• Maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, Powerpoint, Internet;
• Connaissance de l'environnement territorial, du fonctionnement et processus de décision de l'Institution départementale.

Requirements

• Posséder des qualités relationnelles : capacité d'écoute, de dialogue, d'analyse et de reformulation;
• Disposer d’un bon relationnel et des aptitudes pédagogiques pour former les agents aux procédures;
• Savoir prioriser les demandes;
• Savoir travailler sous délégation et rendre compte à son supérieur;
• Savoir alerter son supérieur sur les éventuels dysfonctionnements;
• Savoir être force de proposition;
• Savoir travailler en équipe et en réseau.