[Hiring] Administrative and Operational Referent @Fonction publique Territoriale

Role Description

Sous la responsabilité du (de la) chef(fe) de service Education, le (la) référent(e) administratif (ve) et opérationnel(le) a pour mission principale de :

• Assurer le soutien administratif et logistique au fonctionnement quotidien du service éducation
• Contribuer à la fluidité des échanges, à la qualité de l’accueil des partenaires et à la bonne gestion des dossiers, en appui aux agents instructeurs et au chef de service.

Coordination et suivi administratif des dossiers :

• Contribuer à la communication interne au service (notes, comptes rendus, actualités) et aux directions-supports
• Tenir à jour les outils de suivi et de reporting (tableaux de bord, échéanciers, bases de données partagées)
• Préparer, pré-instruire et suivre les dossiers administratifs simples ou récurrents (courriers, conventions, demandes de subventions, etc.)
• Participer à la relecture, la mise en forme et la consolidation des documents administratifs (notes, rapports, présentations)

Appui au pilotage et à l’organisation du service :

• Organiser les réunions internes et externes (convocations, ordres du jour, comptes rendus, logistique)
• Contribuer à la préparation des commissions et instances partenariales (documents de séance, suivi des décisions)
• Produire des éléments de reporting pour le chef de service (bilan d’activité, suivi des délais, indicateurs)
• Participer à la formalisation des procédures internes et à l’amélioration continue des outils de travail

Interface relationnelle et communication administrative :

• Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes (établissements, partenaires, familles)
• Garantir la qualité de la relation avec les usagers et la cohérence des réponses apportées
• Assurer un premier niveau d’information sur les dispositifs éducatifs régionaux

Activités secondaires

Appui logistique et gestion courante :

• Gérer le courrier entrant/sortant et les parapheurs (physiques et électroniques)
• Assurer le classement, l’archivage physique et numérique des documents
• Réaliser les commandes de fournitures et le suivi logistique de base (salles, matériels, déplacements)
• Appuyer ponctuellement la préparation de supports de communication (documents, visuels simples, mises en page)

Contribution à la vie collective du service :

• Participer aux réunions internes et contribuer aux réflexions sur l’organisation du travail
• Assurer la continuité de service en cas d’absence d’un agent ou lors des pics d’activité
• Soutenir la diffusion des bonnes pratiques administratives (modèles, trames, procédures)
• Participer aux activités transversales de la direction (événements, bilans, audits internes)

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
• Maîtrise de la gestion administrative et du secrétariat
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Suite Microsoft Office) et logiciels-métiers
• Bonnes capacités rédactionnelles

Requirements

• Résistance au stress, recul et réactivité
• Discrétion, rigueur, fiabilité
• Aisance relationnelle, capacité d'écoute
• Polyvalence, sens de l'organisation

Benefits

• Planification et gestion de délais contraints
• Gestion des processus administratifs et suivi tableaux de bord
• Assurer un accueil professionnel et une communication claire