[Hiring] Project Support Officer @ASC

Role Description

Sous la responsabilité de l’équipe d’encadrement du pôle Développement et Ingénierie, le/la chargé·e d’appui contribue au suivi administratif des actions conduites par le pôle en faveur des organismes d’accueil agréés au titre du Service Civique.

Dans une démarche collaborative et transversale, il/elle travaille en lien étroit avec les chargées de mission du pôle ainsi qu’avec les équipes de l’Agence du Service Civique.

Le/la chargé·e d'appui assure un rôle de soutien administratif et opérationnel auprès des équipes du pôle. Il/elle contribue à la bonne réalisation des différentes procédures et au suivi des dossiers relevant de son périmètre d'intervention.

Par son action, il/elle participe à la fluidité du traitement des demandes des organismes d’accueil, à la fiabilisation des données et au respect des procédures, contribuant ainsi à garantir un accompagnement de qualité des structures accueillant des volontaires en Service Civique.

Activities

• Assurer le suivi administratif des dossiers de réciprocité
  • Examiner et contrôler les dossiers individuels déposés par les organismes d’accueil.
  • Vérifier la complétude et la conformité des pièces justificatives transmises.
  • Assurer le traitement et le suivi des dossiers dans l'outil Démarches numériques.
  • Préparer et assurer la transmission des dossiers à l’Agence de services et de paiement (ASP).
  • Veiller au respect des procédures et des délais de traitement.
• Contribuer au suivi administratif du marché de Formation des organismes d’accueil
  • Assurer le suivi administratif des prestations relevant du marché FOA.
  • Préparer et éditer les documents administratifs nécessaires au suivi des prestations, notamment les demandes d’achat (DA).
  • Assurer la transmission et le suivi des bons de commande (BDC).
  • Participer au suivi de la validation du service fait (SF).
• Participer au traitement et à l’analyse des données dans le cadre des appels à projets (AAP)
  • Réceptionner et contrôler les données transmises par les organismes d’accueil.
  • Vérifier la complétude, la cohérence et la qualité des informations communiquées.
  • Réaliser des extractions, tris, contrôles et analyses simples à l'aide d'Excel.
  • Consolider et mettre en forme les données recueillies.
• Assurer la gestion des boîtes aux lettres génériques du pôle
  • Assurer la consultation régulière des deux boîtes aux lettres génériques.
  • Identifier, qualifier et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.
  • Assurer le suivi des demandes et veiller au respect des délais de réponse.
• Activités transversales
  • Contribue à la fiabilisation et à la mise à jour des outils et tableaux de suivi du pôle.
  • Participe à la collecte, au classement et à l’archivage des documents administratifs.
  • Contribue à la formalisation et à l’amélioration des procédures et outils.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs. (M)
• Maîtrise d'Excel, notamment pour la gestion, le contrôle, la consolidation et l'analyse de données. (M)
• Bonne capacité à appliquer des procédures et à assurer le suivi rigoureux de dossiers administratifs. (M)

Requirements

• Esprit d’équipe et goût du travail collaboratif.
• Qualités relationnelles et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Attention portée à la fiabilité et à la qualité des données.
• Capacité à respecter les procédures.
• Autonomie dans la réalisation des tâches confiées.

Profile

• Titulaire d'un Bac+2, idéalement dans le domaine de la gestion administrative, de l'administration publique, de la gestion ou dans un domaine similaire.
• Une première expérience professionnelle dans un poste de gestion administrative est souhaitée.

Application Elements

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.