[Hiring] Contracts Execution Unit Manager - Project Management Assistance @Fonction publique Territoriale

Role Description

Assurer la gestion de l'ensemble des actes liés à l'exécution administrative des marchés publics portés par la Direction Générale Adjointe Infrastructure et Mobilité et manager une équipe composée de 5 agents :

• Assurer l'interaction avec les trois directions de la DGAIM, la direction des finances et la future direction de l'achat et de la commande publique.
• Se spécialiser dans le domaine de l'exécution administrative des contrats et être service support pour les directions opérationnelles.
• Garantir la sécurité juridique, la qualité des documents produits, le respect des procédures et des délais.

Management :

• Planifier les missions des agents de l'unité.
• Piloter, suivre et évaluer l'activité de l'unité et des agents.
• Apporter une aide technique et méthodologique.
• Évaluer les besoins de formation des agents.
• Monter en compétences des agents afin de se spécialiser dans le domaine d'activité de l'unité.

Construction et mise en place des outils de pilotage et d'analyse :

• Cartographier les processus et établir les procédures en veillant à leur bonne application.
• Collecter les données nécessaires à l'élaboration des rapports d'activité de l'unité.
• Tableaux de bord de suivi des accords-cadres (délai de reconduction, suivi des seuils des montants mini-maxi, etc.).

Gestion et suivi administratif des contrats :

• Des marchés de travaux et de maîtrise d'œuvre : actes additionnels aux marchés de travaux (avenants, actes de sous-traitance, prix nouveaux, ordres de services, reconductions).
• Des accords-cadres : contrôler, formaliser, notifier les commandes aux entreprises.

Participation au processus de préparation budgétaire de la Direction :

• Accompagner et conseiller les chefs de projets et les directeurs adjoints de la Direction des Routes pour assurer le suivi des prévisions budgétaires lors des préparations des sessions budgétaires en lien avec le service budget et programmation.

Coordination entre les différents acteurs :

• Lien et coordination entre les différents acteurs : chefs de projets, MOE, titulaires des marchés.
• Assistance en vue du règlement des litiges entre les parties prenantes (MOE, BE, CSPS, titulaires des marchés).
• Assurer un rôle d'appui et de conseil en lien avec le service des marchés et des affaires juridiques auprès des responsables de la direction.

Qualifications

• Bonnes connaissances marchés publics et comptables.
• Capacité à s'adapter rapidement aux logiciels spécifiques du Département (comptabilité et marchés publics).
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel).
• Esprit d'analyse et de synthèse.
• Maitrise des techniques de management.
• Méthode et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Sens des responsabilités.
• Disponibilité et réactivité.
• Sens du travail en équipe.
• Qualités relationnelles.