[Hiring] Admin & Operations Manager @lovelifepassport

Role Description

Als Admin & Operations Manager bist du Teil unserer Special Forces. Deine Mission: Du sorgst dafür, dass das gesamte lovelifepassport-Ökosystem reibungslos läuft. Du bist der Architekt unserer betriebssicheren Automatisierungen und Datenflüsse, der interne Prozesse vereinfacht und sicherstellt, dass die Datenqualität immer stimmt.

DEINE MISSION BEI UNS:

• Du bist der Architekt unserer Airtable-Datenbank.
• Von der Konzeption neuer Datenmodelle und Dashboards über die Automatisierung von Prozessen bis hin zur Sicherstellung der Performance – du stellst sicher, dass unser zentrales System reibungslos und effizient funktioniert.
• Du baust und pflegst komplexe Automatisierungsszenarien (z.B. mit Make oder Zapier), die unsere Prozesse miteinander verbinden.
• Du überwachst diese aktiv, behebst Fehler und sorgst dafür, dass alle Abläufe fehlerfrei laufen.
• Datenanalyse & Insights: Du verantwortest die Erstellung und Pflege von Dashboards, die unsere wichtigsten Kennzahlen (KPIs) visualisieren.
• Du stellst sicher, dass alle unsere Systeme und Tools (z.B. Stripe, Google Workspace, Slack) nahtlos miteinander kommunizieren.
• Du überwachst die Schnittstellen und sorgst dafür, dass unsere Technologie reibungslos ineinandergreift.
• Qualitätssicherung & Dokumentation: Du erstellst und pflegst klare Anleitungen (SOPs) und Change-Logs, um unsere Prozesse nachvollziehbar zu machen.
• Nach wichtigen Vorfällen erstellst du Postmortems und informierst Stakeholder über alle relevanten Änderungen.
• Du verwaltest die Zugriffsrechte und Rollen unserer Teammitglieder.
• Du sorgst dafür, dass das On- und Offboarding sicher und reibungslos verläuft und alle unsere Prozesse den grundlegenden DSGVO-Standards entsprechen.

Qualifications

• Du bist ein Profi im Umgang mit Airtable.
• Du kennst dich mit komplexen Datenmodellen aus (Links, Lookups, Rollups) und bist in der Lage, Interfaces, Automatisierungen und Skripte zu erstellen.
• Du beherrschst Tools wie Make (oder Zapier) im Schlaf.
• Du hast Erfahrung mit Power BI und bringst Kenntnisse in Datenmodellierung, DAX und Deployment mit, um aussagekräftige Dashboards zu erstellen.
• Du verstehst die Grundlagen von APIs (REST, Webhooks) und kannst einfache Skripte in JavaScript oder TypeScript schreiben.
• Du hast außerdem Erfahrung mit den Admin-Basics von Google Workspace und Slack und weißt, wie man Git zur Versionsverwaltung nutzt.
• Du hast ein tiefes Verständnis für saubere Dokumentation und übernimmst die volle Ownership für deine Projekte.
• Du arbeitest selbstständig und kommunizierst schnell und präzise.
• Kenntnisse in Python/SQL, Retool/Streamlit, GCP/Azure-Basics, Monitoring (Statuspage, UptimeRobot), CAPI/Pixels, von Vorteil.
• Wir setzen mindestens Deutschkenntnisse auf C1-Niveau voraus.

Benefits

• Work from anywhere | Wir sind ein globales Remote-Team, das Freiheit lebt und Ergebnisse liefert.
• Individuelle Wachstumspläne | Bei uns bekommst du keinen Job, sondern eine Karriere, die dich challengt.
• High-Performance durch OKRs & KPIs | Du misst dich an klaren Zielen, nicht an Anwesenheit.
• Unlimited Vacation Policy | Volle Freiheit, solange du deine Ergebnisse bringst.
• ☀ Exklusive Team Retreats | Wir bringen das Remote-Team regelmäßig an inspirierenden Orte zusammen.
• ⚡ Workshops & Sparring auf Top-Level | Direkten Zugang zu Gründern mit 35 Mio. € Track Record.
• Radikales Teamgefühl | Wir feiern Erfolge, challengen uns gegenseitig und wachsen gemeinsam.
• Ownership statt Hierarchie | Deine Ideen zählen mehr als dein Titel.
• Expert Access | Regelmäßige Sessions mit internationalen Expert:innen zu Themen wie Business, Reisen & Leben im Ausland – Wachstum geht nämlich über die Arbeit hinaus.