[Hiring] Finance and Administration Coordinator @ekipa GmbH

Role Description

Wir suchen eine strukturierte, verantwortungsbewusste Person, die unsere Finanz- und Verwaltungsprozesse mit Sorgfalt und Überblick am Laufen hält.

• Du unterstützt bei der Lohn- und Personalabrechnung: von Lohnmeldungen über DATEV bis zur Prüfung von Probe- und Endabrechnungen.
• Du koordinierst das SV-Meldewesen, bearbeitest Rückfragen von Krankenkassen und Arbeitsagentur und bist Schnittstelle zu unserem Steuerbüro.
• Du verantwortest die Benefits-Verwaltung inklusive Bestellung und Rechnungskontrolle.
• Du übernimmst die Rechnungsstellung über verschiedene Systeme und Kundenportale und behältst dabei stets den Überblick über offene und fällige Posten.
• Du kümmerst dich um unser Forderungsmanagement, gleichst Zahlungen ab und stimmst dich bei Rückfragen mit unseren Account Executives und Kund:innen ab.
• Du unterstützt bei Buchhaltung und Belegwesen, sammelst fehlende Belege im Team ein und bereitest den Jahresabschluss mit vor.
• Du behältst Fristen für Fördermittel und Spesenrichtlinien im Blick und sorgst für eine saubere Dokumentation.

Qualifications

• Du arbeitest präzise, strukturiert und zuverlässig, auch bei wiederkehrenden Aufgaben mit festen Fristen.
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis und idealerweise erste Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Abrechnungssoftware (z. B. DATEV, LexOffice) – notwendig ist das aber nicht, wichtiger ist deine Lernbereitschaft.
• Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen und Fristen den Überblick und sprichst proaktiv an, wenn Informationen fehlen.
• Du gehst vertraulich und sorgfältig mit sensiblen Daten um.
• Du kommunizierst klar und verbindlich, auch wenn du intern nachfassen oder extern mit Kund:innen und Dienstleister:innen abstimmen musst.
• Du bist lernbereit und offen für ein sich wandelndes, dynamisches Umfeld.
• Du verfügst über fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und gute Englischkenntnisse.

Benefits

• Du kannst flexibel arbeiten, wann und wo du willst – Hauptsache, das Ergebnis stimmt.
• Du arbeitest im Hintergrund eines Teams, das an Trendthemen in den Bereichen Digitalisierung und Nachhaltigkeit arbeitet, und trägst mit deiner Arbeit zur Stabilität dieses Wachstums bei.
• Als ein junges 25-köpfiges Team fördern wir die Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit Kollegialität anstatt Konkurrenz.
• Wir unterstützen dich mit kontinuierlichen Coaching- und Weiterbildungsprogrammen.
• Wir haben einen Office-Space mitten in der Frankfurter Innenstadt.
• Da wir als Startup die 4-Tage-Woche eingeführt haben, hast auch du immer Freitags frei.