[Hiring] Administrative and Financial Management Assistant @IRD

Role Description

Vous serez affecté au service financier de la DRSE de l’IRD et assurerez, sous l’autorité de la responsable du service, pour 50% de votre temps de travail l’instruction et le suivi des actes de gestion liés aux domaines comptables et financiers et des actes de gestion liés aux missions et voyages. Vous devrez créer et consolider un lien de proximité avec les structures (siège et UMR) rattachées à la délégation. Vous interviendrez, pour les autres 50% de votre temps de travail, au sein des unités de recherche du site d’Aix Marseille, pour une période donnée, en raison d’absence prolongée de compétences en gestion financière et administrative dans l’unité concernée. Les interventions couvriront tous les actes de gestion financière courante relevant des différentes tutelles du laboratoire concerné, et ce dans le respect des règles et des procédures propres à chacune. Ce poste implique par conséquent une grande mobilité et une grande disponibilité, étant amené à vous déplacer sur l’ensemble des sites d’Aix Marseille.

• Gestion financière :
  • Assurer l’organisation, la gestion, le suivi des commandes
  • Instruire les dossiers
  • Assurer et contrôler la saisie des factures après rapprochement et vérification des pièces administratives
  • Assurer la gestion de la clôture des exercices budgétaire
  • Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
  • Rendre compte à sa hiérarchie de l’état d’avancement des dossiers
  • Etre force de proposition dans la résolution de dossiers sensibles et complexes
• Missions et voyages :
  • Etablir des ordres de déplacement selon les demandes de missions
  • Organiser les voyages en optimisant le trajet aux conditions économiques les plus favorables
  • Etre un véritable relai auprès des agents et structures de l’Institut pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches
  • Rôle d’interface pour les agents avec les services des administrations compétentes pour l'obtention des passeports et visas de service, vaccinations etc
  • Saisir, suivre, contrôler dans le progiciel SIFAC les actes de gestion courante des déplacements
  • Evaluer le coût des voyages et indemnités, réserver les crédits et contrôler les dossiers dans leur intégralité
  • Liquider et mandater les indemnités et les factures liées au déplacement
  • Piloter les activités de votre périmètre et rendre compte
  • Prendre en charge certains dossiers litigieux, proposer des solutions
• Activités associées CeMAG :
  • Contribuer à la préparation des rapports financiers, des audits et des enquêtes en lien avec les directions supports des établissements
  • Participer au suivi de l’activité de la cellule à partir de tableaux de bord
  • Rédiger des comptes rendus
  • Traiter et suivre les litiges – remontée des incidents
  • S’informer et suivre l’évolution de la réglementation
  • Accompagner sur l’utilisation des outils métiers et la mise en œuvre des procédures

Qualifications

• Maîtriser l’organisation et les techniques liées aux domaines financiers et comptables.
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie…) et les logiciels courants de gestion.
• Savoir rédiger des courriers administratifs.
• Connaître la réglementation de base des domaines traités.
• Savoir conseiller les personnels sur des questions diverses dans un contexte parfois complexe.
• Savoir organiser son activité en tenant compte des échéances et des imprévus.
• Savoir rendre compte et travail en équipe.

Requirements

• Polyvalence, réactivité et rigueur.
• Autonomie et discrétion.
• Goût pour le travail en équipe.
• Sens de l’initiative.
• Capacités rédactionnelle et relationnelle.
• Sens de la diplomatie.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2.

Spécialisation

• Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion (y compris administration générale des entreprises et des collectivités), Finance, banques, assurances, Comptabilité, gestion.

Éléments de candidature

• Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.