[Hiring] Administrative and Financial Assistant to the Director of Services @BNF

Role Description

L'adjoint(e) en charge des questions administratives et financières est membre de l’équipe de direction. Il/elle est responsable du pilotage des moyens humains (environ 600 agents) et financiers (22M€) de la direction. Il/elle encadre une équipe de 5 agents :

• Un bureau des ressources humaines (3 agents, dont une cheffe de bureau)
• 2 chargées de mission
• Un assistant qualiticien

L'adjoint(e) est notamment en charge des missions suivantes :

• La programmation et le suivi de l’exécution budgétaire (fonctionnement, investissement, masse salariale)
• Le suivi budgétaire des projets financés sur ressources extérieures
• Le suivi budgétaire des moyens affectés à la direction sur d'autres enveloppes (missions, frais de réception, etc.)
• La passation et l'exécution des marchés
• Le suivi des personnels, de la gestion des carrières (recrutement, formation, entretiens professionnels, avancements) au traitement de situations individuelles et/ou collectives particulières
• La cartographie des besoins en emplois et compétences
• L'accompagnement à l'amélioration des processus et des réorganisations, le cas échéant
• L'accompagnement des agents des sites distants ayant vocation à être fermés à l'horizon de l'ouverture du Centre de conservation et de restauration à Amiens (2030)
• Le dialogue social et la participation aux instances (CSA, formation spécialisée)
• Le suivi des questions liées à l'amélioration des conditions de travail et à la sécurité des sites sur lesquels sont présents des agents relevant de la direction (Tolbiac, Richelieu, Bussy, Sablé)

Ces missions s'exercent en étroite collaboration avec les départements et la direction de l'administration et du personnel (direction déléguée aux ressources humaines, département du budget et des affaires financières, département des moyens techniques, département affaires juridiques et commande publique).

Il/elle assure par ailleurs le suivi de tout dossier à caractère ponctuel ou général que la directrice des services et des réseaux lui confie en propre, en coordination avec les directeurs de département concernés, notamment pour apporter un appui à l'amélioration des processus et des organisations.

Il/elle peut en tant que de besoin assurer l'intérim de la directrice des services et des réseaux. Il/elle représente la direction des services et des réseaux au sein des instances paritaires (CSA, formation spécialisée) et assure, en lien étroit avec les départements, la préparation des dossiers présentés à l'ordre de jour relevant de la direction.

Astreinte de direction (une semaine toutes les 13 semaines), et, en cas de crise, participation possible comme Directeur de crise à la gestion de celle-ci.

Qualifications

• Très bonne connaissance du statut général des fonctionnaires et des contractuels de la fonction publique
• Gestion publique
• Expérience confirmée d'encadrement ou de responsabilité budgétaire et RH dans une entité de taille équivalente
• Expérience d'accompagnement au changement et de conduite de projets
• Aptitudes relationnelles avérées
• Grande capacité d'écoute et de dialogue
• Capacité à mobiliser les énergies et à animer un collectif
• Travail en équipe
• Forte capacité d'analyse et de synthèse
• Excellentes qualités rédactionnelles
• Grande capacité d'adaptation et de réactivité
• Sens marqué de l'initiative
• Forte disponibilité à certaines périodes clefs (élaboration du budget et des instances, dialogue de gestion, etc.)

Location

Localisation : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France