[Hiring] Accounting and Administrative Management Assistant @Fonction publique Territoriale

Role Description

Sous l'autorité de la Directrice sport vie associative, et de son adjoint, vous réalisez la gestion comptable des différents secteurs, vie associative, golf. Vous effectuez les activités comptables et participez au suivi du budget.

Vous réalisez l’exécution des dépenses de fonctionnement et d’investissement :

• Créer des bons de commandes
• Liquider des factures
• Traiter et suivre les réponses aux fournisseurs et les litiges
• Centraliser, suivre et engager les subventions aux associations
• Suivre les marchés et contrats
• Aider à la préparation et saisie budgétaire, contrôler et suivre l’exécution budgétaire

Vous réalisez l’exécution des recettes de fonctionnement :

• Facturer les locations des salles municipales, des infrastructures sportives, des minibus, ...
• Saisir des engagements et des pré-titres de recettes
• Suivre et engager les subventions (état - collectivités -…)
• Aider à la préparation et saisie budgétaire, contrôler et suivre l’exécution budgétaire

Vous réalisez la gestion et le suivi des demandes de subvention :

• Réaliser des outils organisationnels et d’analyse (tableaux bord…)
• Participer, rédiger et suivre les actes administratifs
• Accompagner les associations dans les étapes des subventions
• Centraliser les outils et garantir la programmation étapes des subventions

Vous réalisez le suivi, la gestion et la mise en œuvre des process du logiciel GMA (portail associatif) :

• Participer à la préparation et à gestion du logiciel pour les réservations des salles, des campagnes de subvention, des manifestations…
• Assurer la mise à jour et le suivi de la base de donnée des associations

Vous participez au bon fonctionnement du service :

• Réaliser le secrétariat administratif du service
• Rédiger et suivre les actes administratifs
• Classer et archiver
• Être centre de ressource pour l’accompagnement des associations dans leur quotidien
• Rédiger et suivre les conventions de mise à disposition, locaux et matériel, objectifs et moyens…), la charte associative, le contrat d’engagement républicain.
• Rédiger et préparer des notes et des délibérations pour les conseils municipaux.
• Participer à la préparation, la coordination et l’animation des manifestations en lien avec le service vie associative et sportive (Village des Associations, « sport en mai » …)

Qualifications

• Connaissance de l’environnement, du cadre juridique, comptable et réglementaire qui régit le fonctionnement des associations loi 1901.
• Connaissance des acteurs, partenaires et enjeux du secteur associatif.
• Formation et/ou expérience en comptabilité avec des connaissances des procédures budgétaires et des règles de comptabilité publique (M57, M4).
• Maitrise de l’usage de l’outil informatique, Word, Excel, Outlook et connaissance des logiciels métiers notamment CIRIL, Elise, CIVIL Net Finances, Hélios.
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
• Organisation et gestion des priorités en fonction des impératifs et/ou demandes.
• Capacité à rédiger des notes, courriers, informations, actes, instructions et procédures.
• Maitrise de la communication orale et écrite, capacité à adapter le discours aux interlocuteurs.
• Capacité à rendre compte à la hiérarchie et à informer sur l’avancement des dossiers.
• Aisance orale, dynamisme, bienveillance, sens du service public et de l'écoute, bon relationnel, discrétion.
• Réactivité, polyvalence, adaptabilité, rigueur et autonomie.