[Hiring] Training Manager @La Rochelle Université

Role Description

Vos missions en quelques mots :

• Gestion de l’activité des enseignants
• Gestion des vacataires et contrats étudiants
• Gestion financière
• Appui opérationnel et fiabilisation des données

Vos activités principales :

• Saisir, suivre et mettre à jour les heures d’enseignement prévisionnelles et réalisées dans l’outil dédié de gestion des charges d’enseignement et dans OSE ou tout autre logiciel institutionnel de planification des services (GPU)
• Assurer le suivi administratif des obligations statutaires des enseignants (décharges, cumuls d’activités, congés, absences)
• Vérifier la cohérence des données avec les maquettes pédagogiques ; signaler les écarts aux directeurs des départements
• Informer et accompagner les vacataires et étudiants contractuels sur les modalités de recrutement, d’intervention et de rémunération ; vérifier et constituer leurs dossiers administratifs
• Accompagner les vacataires dans la saisie de leur dossier sur OSE, et assurer un appui de premier niveau aux utilisateurs de l’outil
• Suivre les contrats étudiants : rédaction/suivi administratif, relevé des heures effectuées, en lien avec les responsables pédagogiques, le service communication et les services financiers
• Préparer les états de services mensuels des cinq départements disciplinaires
• Gérer les commandes, contrôler les livraisons, traiter les factures, suivre les fournisseurs
• Gérer les missions (engager et suivre les missions des agents en France et à l’étranger)
• Archiver les pièces justificatives et tenir à jour les bases de données financières ; préparer les éléments pour les enquêtes, bilans et audits
• Suivre les budgets d’heures d’enseignement des départements de l’IUT
• Contribuer à la fiabilisation des données et à l’amélioration des procédures internes
• Mettre à jour des tableaux de bord de suivi des heures d’enseignement, vacataires et contrats étudiants à destination de la direction de l’IUT et des directeurs de département
• Assurer un renfort mutualisé auprès d’autres gestionnaires de formation de l’IUT

Qualifications

• Bonne connaissance des règles budgétaires et comptables de l’enseignement supérieur (GBCP, LOLF)
• Maîtrise des outils de bureautique avancée (Excel, Power BI…)
• Connaissance des systèmes d’information dédiés à la gestion des charges d’enseignement et des vacataires (notamment OSE et les applicatifs associés)
• Capacité à formaliser des tableaux de bord et à produire des analyses destinées à des publics variés

Requirements

• Rigueur, sens aigu de l’organisation et du respect des délais
• Capacité d’analyse, de synthèse et d’anticipation
• Aisance dans la communication écrite et orale, pédagogie dans l’explication des données
• Goût pour le travail collaboratif (équipes pédagogiques, administratives, direction)
• Discrétion professionnelle, respect des règles de confidentialité

Knowledge

• Compréhension approfondie du fonctionnement des IUT et du système universitaire français
• Connaissance des statuts des enseignants et des règles relatives aux heures d’enseignement et aux vacations

Location

Localisation : 23 avenue Albert Einstein 17000 La Rochelle

Application Elements

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.