[Hiring] Site Manager for EdTech Startup @Syntax Institut

Role Description

Du willst einen Job mit gesellschaftlichem Mehrwert und dabei etwas aufbauen? In der Rolle als Standortmanager*in verantwortest du den Aufbau und den reibungslosen Betrieb unserer Umschulungsstandorte. Du bist die zentrale Schnittstelle zu IHK, Standortpartnern wie Berlitz und unseren Co-Working Spaces, sorgst dafür, dass alle regulatorischen Vorgaben eingehalten werden, und schaffst die Strukturen, auf denen erfolgreiche Umschulungen überhaupt erst laufen können. Die Rolle eignet sich besonders für Organisationstalente mit hoher Ownership und Freude an Prozessarbeit, die Verantwortung übernehmen und unser Standortnetz aktiv mitgestalten wollen.

• Standortaufbau & Koordination: Du meldest neue Standorte bei Gewerbeamt und IHK an, begleitest Begehungen und Abnahmen und verantwortest die räumliche sowie technische Ausstattung.
• Partner- und Schnittstellenmanagement: Du bist die primäre Ansprechperson für Berlitz, unsere Co-Working Spaces und die internen Fachbereiche. Du baust gemeinsam mit unseren Partnern eine strukturierte Betreuung der Umschulungsstandorte auf und sorgst für verbindliche Abstimmungen über alle Schnittstellen hinweg.
• Koordination der Umschulungsmaßnahmen: Du planst und koordinierst Kurslaufzeiten, Start- und Endtermine, Praktikumszeiten, Prüfungstermine und Kursferien in enger Abstimmung mit unserer Team Lead Student Success. Außerdem verantwortest du die An- und Abmeldung der Teilnehmenden gegenüber IHK, Co-Working Space und Partnern.
• IHK- und AZAV-Compliance: Du stellst sicher, dass unsere Umschulungen den aktuellen IHK-Richtlinien entsprechen, pflegst die Kooperationen mit der IHK gemeinsam mit unserem Head of Product und arbeitest eng mit unserem QM-Team an der AZAV-konformen Umsetzung, inklusive Unterstützung bei Auditvorbereitungen.
• Prozesse & Dokumentation: Du entwickelst einheitliche Abläufe und Standards für unsere Standorte, dokumentierst diese sauber in Notion und unterstützt bei der Entwicklung eines Praktikumskonzepts gemäß IHK-Vorgaben.

Qualifications

• Erfahrung im Office- oder Standort-Management und Kenntnisse der Anforderungen an den Aufbau und den operativen Betrieb von Standorten. Erfahrung im Bildungsumfeld oder in einem dynamischen Start-up-Umfeld ist ein Plus.
• Ownership & Zuverlässigkeit: Du übernimmst Themen von Anfang bis Ende, arbeitest eigenständig und sorgst dafür, dass Aufgaben und Prozesse zuverlässig umgesetzt werden.
• Kommunikations- und Koordinationsstärke: Du kommunizierst souverän mit internen und externen Stakeholdern, unter anderem IHK, Berlitz, Standortpartnern und unseren Fachbereichen, und schaffst verbindliche Zusammenarbeit.
• Organisationsvermögen & Struktur: Auch bei mehreren parallel laufenden Standorten, Projekten und Fristen behältst du den Überblick und priorisierst effizient.
• Prozessverständnis: Du entwickelst, dokumentierst und optimierst standardisierte Prozesse und achtest auf deren nachhaltige Umsetzung.
• Qualitäts- und Compliance-Kenntnisse: Idealerweise hast du bereits mit IHK-, AZAV- oder vergleichbaren regulatorischen Anforderungen gearbeitet und Audits vorbereitet oder begleitet.
• Technische Kenntnisse: Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und MS Office sowie mit Dokumentations- und Projektmanagement-Tools wie Notion.
• Sprachkenntnisse: Du sprichst und schreibst ausgezeichnetes Deutsch (C1 bis C2), um eine klare Kommunikation mit Partnern und Teilnehmenden zu gewährleisten.

Benefits

• Ein Business mit Purpose: Bei uns arbeitest du an Themen, die wirtschaftlich, gesellschaftlich und sozial höchst relevant sind (Digitalisierung, Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandorts Deutschland, Arbeitsmarktpolitik, Gleichberechtigung, Technologie etc.).
• Verantwortung: Als Standortmanager*in trägst du viel Verantwortung für den Aufbau unserer Standorte sowie im Umgang mit aufkommenden komplexeren Themen oder Konflikten.
• Attraktives Package: Neben einem marktüblichen Gehalt profitierst du bei uns von einem vergünstigten Sportangebot bei unserem Partner Urban Sports Club oder EGYM Wellpass und erhältst hochwertige Betriebsgeräte (MacBook, iPhone).