[Hiring] Doctoral Studies Coordinator @Université Sorbonne Paris Nord

Role Description

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement.

Conseil, expertise et pilotage

• Apporter son expertise dans l'analyse des dossiers études doctorales et les instruire
• Proposer des solutions techniques et organisationnelles pour améliorer le fonctionnement du pôle
• Représenter sa hiérarchie dans différentes réunions ou groupes de travail en interne et en externe
• Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine des études doctorales
• Apporter une aide technique et administrative aux projets et événements portés par les doctorants, les écoles doctorales
• Aider à la mise en place d'une plateforme de dématérialisation des procédures liées aux études doctorales
• Participer à l'élaboration du contrat quinquennal d'établissement et coordonner le volet études doctorales
• Participer aux conseils des écoles doctorales et au collège des écoles doctorales
• Administration fonctionnelle de la plateforme des doctorants

Coordination des formations doctorales et HDR

• Assister les directions adjointes des écoles doctorales dans la mise en œuvre des formations doctorales et HDR
• Mettre en œuvre une offre de formation diversifiée
• Elaborer, suivre et ajuster le budget des formations
• Mettre en place un réseau de formateurs, recherche, recrutement et suivi des formateurs (enseignants-chercheurs et vacataires)
• Instruire les dossiers des vacataires, valider les services des enseignants
• Accompagner les activités de la gestionnaire des formations doctorales

Gestion administrative et financière des contrats doctoraux et missions d’enseignements

• Préparer les campagnes annuelles des missions d'enseignement et paramétrer Sirius
• Assurer le suivi des besoins des composantes et des candidatures des doctorants pour les missions d'enseignement
• Assurer la liaison avec les différentes composantes et référents des doctorants contractuels avec mission d'enseignement
• Préparer les dossiers pour les commissions de recrutement
• Participer aux commissions de recrutement et assurer le suivi des affectations
• Transmettre les informations et dossiers à la direction des ressources humaines pour établir les contrats, les avenants aux contrats
• Prendre en charge les conventions relatives aux contrats doctoraux
• Assurer un suivi administratif et financier des contrats doctoraux, des missions d'enseignement et des modalités de reversement
• Alimenter un tableau de suivi des contrats doctoraux
• Référente de la partie missions d'enseignements de Sirius

Qualifications

• Connaissance de l’environnement professionnel (enseignement supérieur et recherche)
• Organisation d’une unité de recherche
• Structures de l’établissement
• Appliquer la règlementation applicable au domaine et respecter les procédures, suivre l’évolution de la réglementation comptable et financière et des techniques comptables
• Savoir définir des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, savoir analyser les résultats
• Savoir rendre accessible les documents présentés selon le public destinataire
• Connaissance des infrastructures de recherche nationales et européennes
• Savoir animer et encadrer une équipe, prévenir et gérer les conflits ou situations complexes
• Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
• Savoir utiliser les logiciels de bureautique et les outils du domaine d’activité (Sifac)
• Planifier les activités et les échéances
• Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
• Réaliser des synthèses, rédiger des rapports et des documents
• Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
• Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative et financière

Requirements

• Diplomatie et qualités relationnelles
• Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
• Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
• Excellentes capacités en management et communication
• Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition
• Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
• Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées

Location

Localisation : 99 Avenue Jean Baptiste Clément 93430 Villetaneuse

Application Elements

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.