[Hiring] Administrative and Educational Reception Officer @Aix Marseille Université

Role Description

Placée sous l’autorité hiérarchique du chef du Bureau des Inscriptions et du Suivi de l’Étudiant (BISE) de la scolarité et de la directrice du CILSH, la personne à recruter intègre une équipe composée de 16 gestionnaires.

• Assure plusieurs missions liées à la certification Pix.
• Prend en charge la définition des besoins, le recrutement, la gestion et l’encadrement des tutrices et tuteurs tout au long de l’année universitaire.
• Élabore les plannings en tenant compte des contraintes des intervenants.
• Assure le suivi budgétaire des activités.
• Organise les sessions de certification en analysant les besoins avec les enseignants et les responsables de la certification.
• Planifie les sessions et produit les données nécessaires au suivi de l’activité.
• Veille au respect des procédures en vigueur.
• Analyse les données disponibles pour identifier les étudiants en situation de décrochage ou rencontrant des difficultés importantes.
• Contribue à la mise en œuvre d’un accompagnement adapté pour les étudiants en difficulté.
• Constitue un interlocuteur privilégié pour les étudiants, la scolarité, la chargée de communication, les différents départements, l’équipe Pix du ministère et les autres unités de formation.
• Contribue à améliorer la compréhension des étudiants sur le fonctionnement de la certification grâce à la création et à la diffusion de contenus adaptés.
• Assure la coordination avec l’équipe Pix et la mise à jour des informations publiées sur la page web du CILSH.
• Gère diverses activités liées au fonctionnement du service : optimisation des emplois du temps, gestion des salles de cours, suivi des stocks et des commandes, gestion des prêts et dons d’ordinateurs portables et appui ponctuel à la scolarité.
• Les missions du poste peuvent évoluer en fonction des projets et des besoins du CILSH et du service de la scolarité.

Qualifications

• Solide expérience en gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
• Aisance avec les outils numériques et capacité à prendre rapidement en main de nouveaux logiciels et plateformes.
• Organisé(e), rigoureux(se) et méthodique.
• Capacité à planifier l'activité, prioriser les tâches et assurer le suivi de plusieurs dossiers en parallèle.
• Aisance relationnelle pour échanger avec des interlocuteurs variés.
• Capacité à travailler en équipe comme en autonomie.
• Capacités d’écoute et de pédagogie pour encadrer une équipe de tuteurs.
• Réactif(ve), adaptable et attaché(e) à la qualité du service rendu.
• Discrétion et confidentialité dans l’exercice des missions.

Requirements

• Niveau 4 Baccalauréat requis.

Location

• 29 Av. Robert Schuman, 13100 Aix-en-Provence, France.

Application Elements

• Envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire pour postuler.