[Hiring] Front Office Staff at Mondriaan @Mondriaan

Role Description

Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten, bezoekers en leveranciers en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Met jouw vriendelijke en verzorgde uitstraling, organisatorisch talent en oog voor detail draag je bij aan een professionele en gastvrije ontvangst. Geen dag is hetzelfde; het ene moment verwelkom je cliënten en bezoekers, het volgende moment zorg je er achter de schermen voor dat alles soepel verloopt. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet ook in drukke situaties het overzicht en de rust te bewaren. Zo draag je iedere dag bij aan een omgeving waarin cliënten zich welkom voelen.

In deze functie krijg je de ruimte en het vertrouwen om de frontoffice zelfstandig te runnen en er een plek van te maken waar gastvrijheid en professionaliteit samenkomen. Jij bent het visitekaartje van Mondriaan en zorgt ervoor dat iedere ontmoeting begint met een positieve eerste indruk.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Ontvangen van cliënten, bezoekers en leveranciers;
• Informeren en ondersteunen van cliënten en bezoekers bij vragen;
• Plannen en wijzigen van afspraken;
• Verwerken van administratieve gegevens en correspondentie;
• Ondersteunen van collega's van het secretariaat bij lichte administratieve werkzaamheden;
• Beheren van planningen van vergaderruimtes, bereikbaarheidsdiensten en vakantieroosters;
• Zorgdragen voor een representatieve en verzorgde ontvangstomgeving, een verzorgd koffiepunt en nette wachtkamers;
• Beheren van voorraden en verwerken van bestellingen;
• Verzorgen van de dagelijkse postverwerking;
• Uitzetten van aanvragen vanuit de receptenlijn naar de juiste behandelaren;
• Beheren van de frontoffice- en infomailbox;
• Aanmaken van tickets en aanvragen voor het hoofdkantoor;
• Bij drukte beantwoorden en doorverbinden van inkomende telefoongesprekken.

Company Description