[Hiring] Technical Services Secretary @Fonction publique Territoriale

Role Description

Placé(e) sous l'autorité du Directeur Général des Services et du Responsable des services techniques, le ou la Secrétaire a pour missions d'assurer le suivi administratif du service.

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les interlocuteurs du Service Technique.
• Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du standard.
• Gérer la messagerie du ST.
• Assurer le suivi et la diffusion du courrier du service technique entrant et sortant.
• Organiser les agendas, les réunions du ST et éventuellement les réservations de salles.
• Rédiger les comptes rendus des réunions de service.
• Participer à la rédaction de courriers et tableaux de bord pour le suivi d’activités (boxes up, radar pédagogique, …).
• Assurer le suivi des demandes liées à l’occupation du domaine public : permissions de voirie, arrêtés de circulation, demandes d’occupation temporaire, arrêtés d’alignement, etc.
• Assurer le classement papier et numérique des documents.
• Transmettre et classer les demandes des usagers, assurer le suivi des fiches travaux.
• Suivre et gérer les réponses aux DT, DICT sous forme de permissions de voirie et de tableau de suivi.
• Mise à jour des livrets de sécurité dans les bâtiments communaux.
• Gérer le suivi administratif des établissements recevant du public (et notamment les suites des avis des commissions de sécurité et d’accessibilité).
• Assurer l’actualisation permanente des tableaux d’heures effectuées par les agents du service.
• S’assurer de la bonne instruction administrative des demandes de manifestations sur le territoire de la commune.
• Recenser les besoins lors d’évènements et transmettre aux services concernés.
• Déclarer les pannes Sydev.
• Recenser les espaces verts avec le logiciel Géo Vendée.
• Mettre à jour la base adresse locale.
• Assurer le suivi des stationnements taxi.
• Rédiger les courriers aux entreprises non retenues lors de la demande de devis hors MAPA.
• Participer au suivi des sinistres, en lien avec les services concernés et les assurances.

Qualifications

• Aisance rédactionnelle et aisance avec l'outil numérique.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Une première expérience en secrétariat technique sera appréciée.
• Grande polyvalence.
• Autonomie.
• Aptitude aux relations humaines et maîtrise de soi.
• Sens du service public et du travail en équipe.
• Respect du devoir de discrétion et de réserve.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Esprit d'analyse et de synthèse, diplomatie.