Technical Services Secretary @Fonction publique Territoriale
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Salary unspecified
Remote Location
Employment Type contract
Posted 3wks ago

[Hiring] Technical Services Secretary @Fonction publique Territoriale

3wks ago - Fonction publique Territoriale is hiring a remote Technical Services Secretary. 💾 Salary: unspecified 📍Location: France

Role Description

Placé(e) sous l'autorité du Directeur Général des Services et du Responsable des services techniques, le ou la Secrétaire a pour missions d'assurer le suivi administratif du service.

  • Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les interlocuteurs du Service Technique.
  • Assurer l'accueil tĂ©lĂ©phonique et la gestion du standard.
  • GĂ©rer la messagerie du ST.
  • Assurer le suivi et la diffusion du courrier du service technique entrant et sortant.
  • Organiser les agendas, les rĂ©unions du ST et Ă©ventuellement les rĂ©servations de salles.
  • RĂ©diger les comptes rendus des rĂ©unions de service.
  • Participer Ă  la rĂ©daction de courriers et tableaux de bord pour le suivi d’activitĂ©s (boxes up, radar pĂ©dagogique, 
).
  • Assurer le suivi des demandes liĂ©es Ă  l’occupation du domaine public : permissions de voirie, arrĂȘtĂ©s de circulation, demandes d’occupation temporaire, arrĂȘtĂ©s d’alignement, etc.
  • Assurer le classement papier et numĂ©rique des documents.
  • Transmettre et classer les demandes des usagers, assurer le suivi des fiches travaux.
  • Suivre et gĂ©rer les rĂ©ponses aux DT, DICT sous forme de permissions de voirie et de tableau de suivi.
  • Mise Ă  jour des livrets de sĂ©curitĂ© dans les bĂątiments communaux.
  • GĂ©rer le suivi administratif des Ă©tablissements recevant du public (et notamment les suites des avis des commissions de sĂ©curitĂ© et d’accessibilitĂ©).
  • Assurer l’actualisation permanente des tableaux d’heures effectuĂ©es par les agents du service.
  • S’assurer de la bonne instruction administrative des demandes de manifestations sur le territoire de la commune.
  • Recenser les besoins lors d’évĂšnements et transmettre aux services concernĂ©s.
  • DĂ©clarer les pannes Sydev.
  • Recenser les espaces verts avec le logiciel GĂ©o VendĂ©e.
  • Mettre Ă  jour la base adresse locale.
  • Assurer le suivi des stationnements taxi.
  • RĂ©diger les courriers aux entreprises non retenues lors de la demande de devis hors MAPA.
  • Participer au suivi des sinistres, en lien avec les services concernĂ©s et les assurances.

Qualifications

  • Aisance rĂ©dactionnelle et aisance avec l'outil numĂ©rique.
  • QualitĂ©s rĂ©dactionnelles et relationnelles.
  • Une premiĂšre expĂ©rience en secrĂ©tariat technique sera apprĂ©ciĂ©e.
  • Grande polyvalence.
  • Autonomie.
  • Aptitude aux relations humaines et maĂźtrise de soi.
  • Sens du service public et du travail en Ă©quipe.
  • Respect du devoir de discrĂ©tion et de rĂ©serve.
  • Rigueur et sens de l'organisation.
  • Esprit d'analyse et de synthĂšse, diplomatie.
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