[Hiring] Secretary for Child and Youth Welfare @Sternenpfad Kinder- und Jugendhilfe

Role Description

• Führung des Sekretariats und erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher sowie Anruferinnen und Anrufer
• Allgemeine Büroorganisation, Post- und E-Mail-Korrespondenz
• Terminmanagement und Kalenderpflege für die Geschäftsführung sowie das Fachteam
• Empfang und Betreuung von Besuchern (Kinder, Jugendliche, Eltern, Behördenvertreter)
• Erstellung von Schriftstücken, Dokumentationen und Protokollen
• Pflege von Akten, Datenbanken und elektronischen Akten
• Unterstützung bei der Empfänger- und Kassenverwaltung
• Buchhaltung
• Urlaubskoordinierung
• Bestellwesen und Materialbeschaffung
• Schnittstellenkommunikation zwischen Fachkräften, Geschäftsführung und externen Partnern

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Sekretär/in, Bürokaufmann/-frau oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Idealerweise Vorerfahrung im sozialen Bereich, vorzugsweise in der Kinder- und Jugendhilfe
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Büro-Anwendungen
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Freundliches und sicheres Auftreten, auch in sensiblen Gesprächssituationen
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Freude an der Arbeit im Team
• Kenntnisse im SGB VIII sowie im Umgang mit Kostenträgern wünschenswert
• Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Daten

Benefits

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem etablierten Träger der Kinder- und Jugendhilfe
• Ein kollegiales und unterstützendes Team
• Faire Bezahlung
• Übernahme des Deutschlandtickets
• 30 Urlaubstage
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten