[Hiring] Records Management Expert @Caisse des dépôts groupe

Role Description

En tant qu’ Expert Records manager, vous accompagnez la Responsable d’unité sur la déclinaison des stratégie et gouvernance documentaires de l’EP.

• Mission 1 : Collecter les besoins d’archivage des métiers et réaliser les études de records management associées :
  • Gérer et conduire les échanges avec les services en mode projet.
  • Analyse et diagnostic des activités : identification des dossiers/documents, typologies, risques, environnement SI (pour les archives numériques), workflows documentaires, évaluation des besoins archivistiques.
  • Formaliser les délais opérationnels/légaux, articulation du cycle de vie à travers les socles documentaires (archives numériques, GED et SAE), évaluation des archives et détermination du sort final, méthodologie de sélection des archives définitives en coopération avec le Responsable des archives historiques.
  • Élaborer les référentiels de conservation et les livrables RM : cadres de gestion documentaire (plans de classement, autres référentiels), diagnostics documentaires (workflows, logigrammes, synthèses, etc…).
  • Mettre en œuvre les travaux de refonte des référentiels de conservation existants : regroupements par Domaines ou Directions, par vision documentaire transverse (identification des logiques d’acquisition), consolidation du sort final avec les archives historiques, mise en cohérence avec les archives physiques gérées dans Mnesys.
• Mission 2 : Contribuer à la collecte des archives physiques des sites parisiens :
  • Appuyer l’archiviste en charge de la collecte des archives physiques afin d’assurer la qualité documentaire dans le SIA Mnesys (référentiels d’autorités, description des versements, tableaux de gestion), en coopération avec le Centre de Blois et les archives historiques.
• Mission 3 : Gérer fonctionnellement le Système d’archivage électronique (SAE) :
  • S’assurer de la bonne adéquation des fonds mis en place dans le SAE au regard des besoins archivistiques : application de la DUA, métadonnées archivistiques, pérennité des formats, suivi de l’évolution des fonds.
  • Gérer ponctuellement des actes d’administration du SAE.
  • Identifier avec la Responsable d’unité les besoins d’évolutions du SAE et assurer la formalisation du besoin avec la MOA et la MOE.
  • Appuyer les archives historiques à la formalisation de leurs futurs usages dans le SAE (classement, indexation, modalités de traitement et de recherche, délais de communicabilité, etc…).
• Mission 4 : Contribuer à la performance du département :
  • Mener des actions d’accompagnement des services : assistance aux SIA, sensibilisation aux bonnes pratiques d’archivage et de gouvernance documentaire, élaboration de fiches pratiques (nommage, organisation et classement de fichiers bureautiques, etc…) ou procédures.
  • Contribuer aux outils de pilotage et de suivi d’activité de l’unité.

Ces missions reflètent l’essentiel de l’activité à ce jour mais sont susceptibles d’ajustements au regard des évolutions futures de la direction.

Qualifications

• Titulaire d’un diplôme supérieur en archivistique ou master en gestion de l’information.
• Expérience professionnelle significative en records management requise, de préférence dans une administration / organisme public.

Requirements

• Maîtrise des enjeux de gouvernance documentaire, de qualité des données/documents, des normes et référentiels (NF Z42-013, ISO 15 489, ISADG, ISAAR, etc…), métadonnées, formats, interopérabilité, protection des données à caractère personnel.
• Compétences en administration de SIA, outils de gestion documentaire (outils collaboratifs, GED, etc…), environnement IA, open-data.
• Maîtrise des outils bureautiques, Excel, PowerPoint (supports de cadrage, synthèse ou présentations).
• Capacité à travailler en étroite synergie avec les unités du Département et en mode projet avec des acteurs diversifiés (métiers et leurs MOA, MOA et MOE d’archivage, acteurs juridiques, risques, DPO).
• Compétences pédagogiques pour exposer les méthodes et contraintes archivistiques à des non-spécialistes.
• Capacité à assurer une veille sur la gestion documentaire et les archives et entretenir des liens avec la communauté professionnelle.

Benefits

• Sens de l’intérêt général, du service rendu et de la relation client.
• Aptitude à prioriser.
• Capacité d’adaptation, notamment aux contraintes des missions, et votre polyvalence.
• Capacités d’analyse et de synthèse.
• Rigueur et vos capacités organisationnelles.
• Réactivité.
• Sens de la confidentialité et diplomatie.

Éléments de candidature

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire.