[Hiring] Organizational Assistant / Event Manager @Sozialverband Deutschland e.V. Landesverband Nordrhein-Westfalen

Role Description

Wir suchen ab sofort eine*n engagierte*n Organisationsassistent*in bzw. Veranstaltungskauffrau (w/m/d) für unsere Landesgeschäftsstelle in Düsseldorf.

• Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (z. B. Tagungen, Schulungen und Sitzungen für Haupt- und Ehrenamtliche)
• Teilnehmermanagement: Einladungen, Anmeldungen, Teilnehmerlisten und Rückfragen
• Buchung und Koordination von Räumen, Hotels, Catering und Veranstaltungstechnik
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, inklusive Angebotseinholung, Vergleich, Bestellung und Koordination der damit zusammenhängenden Abläufe
• Beschaffung und Bestellwesen für Werbemittel, Merchandise und Büromaterial inklusive Lagerhaltung und Pflege der Materialbestände
• Vertragsverwaltung: Dienstleisterverträge, Abonnements, Fristen und Verlängerungen
• Material- und Versandlogistik (z. B. Flyer, Broschüren, Pakete)
• Unterstützung bei der Durchführung von Kampagnen: organisatorische Umsetzung, Terminplanung, Materialbereitstellung und Koordination von Aktionen und Dienstleistern
• Abstimmung mit ehrenamtlichen Funktionär*innen
• Verwaltung und Betreuung der Sozialrichter*innen
• Allgemeine Büroorganisation, u. a. Erstellung und Pflege interner Formulare und Papiere
• Enge Abstimmung mit den Bereichen Presse sowie Social Media & Gestaltung bei der kommunikativen und gestalterischen Begleitung von Veranstaltungen

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise als Veranstaltungskaufmann/-frau, alternativ z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Organisationsstärke, Einsatzbereitschaft und Flexibilität
• Eine zuverlässige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Budgets, Angeboten, Verträgen und Terminplanung
• Bereitschaft, Veranstaltungen auch am Wochenende zu begleiten
• Kommunikationsstärke und Dienstleistungsorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen

Benefits

• Tarifliche Entlohnung
• Dienstradleasing
• Anteiliges Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Vielseitiges Aufgabengebiet
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise in einem freundlichen Team
• Modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
• Betriebliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Leistungen zur betrieblichen Altersversorgung
• Überdurchschnittlicher Urlaubsanspruch
• Familienfreundliche Regelungen
• Mobiles Arbeiten
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Weitere Mitarbeiter Benefits
• Sicherer Arbeitsplatz bei einem über 100-jährigem Verband