[Hiring] Office Manager @Buchmeister GmbH

Role Description

Du organisierst und erledigst allgemeine administrative und kaufmännische Aufgaben eigenverantwortlich und strukturiert.

• Die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden gehört ebenso zu deinem Alltag wie die selbstständige Bearbeitung von E-Mails sowie die Koordination und Weiterleitung eingehender Post.
• Bei Reklamationen behältst du den Überblick, kommunizierst professionell und findest lösungsorientierte Ansätze.
• Du überwachst offene Posten, behältst ausstehende Zahlungen im Blick und kümmerst dich eigenständig um das Mahnwesen.
• Die Pflege und Kontrolle von OPOS-Listen sowie die konsequente Nachverfolgung offener Forderungen liegen in deinem Verantwortungsbereich.
• Bei allgemeinen Assistenz- und Organisationsaufgaben unterstützt du die Unternehmensleitung und sorgst für reibungslose Abläufe.
• Du erkennst selbstständig, wo Handlungsbedarf besteht, denkst voraus und stößt notwendige Maßnahmen eigeninitiativ an.

Qualifications

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation bildet deine fachliche Grundlage.
• Idealerweise hast du bereits in einem vollständig digitalen Arbeitsumfeld gearbeitet und kennst die Besonderheiten der Zusammenarbeit im Homeoffice.
• Selbstständigkeit ist für dich selbstverständlich: Du strukturierst deinen Arbeitstag eigenverantwortlich und benötigst keine täglichen Anweisungen, um deine Aufgaben zuverlässig zu erledigen.
• Mit deiner proaktiven und vorausschauenden Arbeitsweise erkennst du selbst, was zu tun ist, denkst mit und setzt notwendige Schritte eigenständig um.
• Du übernimmst Verantwortung, setzt Prioritäten sinnvoll und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Eine professionelle Kommunikation auf Deutsch fällt dir sowohl mündlich als auch schriftlich leicht.
• Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Kontaktfreudigkeit zeichnen dich aus.
• Auch in anspruchsvollen Situationen arbeitest du belastbar, professionell und lösungsorientiert.
• Bei Bedarf bist du bereit, Überstunden zu leisten.

Benefits

• Arbeitszeit: vormittags, 20 bis maximal 25 Stunden pro Woche
• Eine eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Raum für eigene Ideen und Kreativität – deine Innovationen sind bei uns willkommen.
• Eine unbefristete und sichere Festanstellung, die dir langfristige Perspektiven bietet.
• Attraktive Vergütung mit zusätzlichen betrieblichen Leistungen, darunter eine monatliche Internetpauschale, unsere betriebliche Krankenzusatzversicherung sowie weitere wertvolle Mitarbeiter-Benefits.
• 28 Tage Urlaub plus Sonderurlaub an deinem Geburtstag, Heiligabend und Silvester sowie die Möglichkeit zu Workation – bis zu 180 Tage im Jahr von einem anderen Land aus arbeiten.
• Du bekommst von uns sämtliche Hardware, die du zum Arbeiten brauchst, rechtzeitig vor Beginn deiner Einarbeitung zugesendet.
• Ein herzliches und familiäres Betriebsklima mit einer werteorientierten Unternehmenskultur, in der Zusammenhalt großgeschrieben wird – bei uns sind alle per Du und begegnen sich auf Augenhöhe.
• Kurze Entscheidungswege und direkte Nähe zur Unternehmensleitung für eine effiziente Zusammenarbeit.
• Schnelle und digitale Prozesse, die dir den Arbeitsalltag erleichtern.

Company Description

Die Buchmeister GmbH ist ein schnell wachsendes, digitales Unternehmen, das die Buchhaltung und Lohnabrechnung ins digitale Zeitalter bringt. Wir unterstützen kleine und mittlere Unternehmen in ganz Deutschland dabei, ihre Finanz- und Lohnprozesse smart und effizient zu gestalten. Unser Team arbeitet flexibel und remote – egal, ob du von Hamburg, Nürnberg oder einer gemütlichen Kleinstadt aus dabei bist. Bei uns hast du die Chance, Teil eines jungen, ambitionierten Teams zu werden und gemeinsam die Zukunft der digitalen Buchhaltung aktiv zu gestalten.