[Hiring] Office Management Specialist @KOBER LICHTPLANER

Role Description

Wir sind auf der Suche nach einer motivierten und erfahrenen Fachkraft für Büromanagement (m/w/d) in Teilzeit (20 Wochenstunden) für unser Ingenieurbüro für Lichtplanung in Dortmund. Unsere Lichtprojekte mit den Schwerpunkten Museen, Hotels, New Work Spaces, Retail & Kirchen bearbeiten wir in ganz Europa. Wir verstehen Licht als unser Baumaterial für die 4. Dimension der Architektur und betreuen unsere Kunden ganzheitlich über die HOAI Leistungsphasen 1-8 vom Vorentwurf über die Bauleitung bis zur Inbetriebnahme der Beleuchtung.

Welche Aufgaben umfasst die Stelle?

• Vorbereitende Buchhaltung von Eingangsrechnungen (Buchhaltung erfolgt beim Steuerberater)
• Erstellen von projektspezifischen Ausgangsrechnungen für Ingenieursleistungen (auch nach HOAI)
• Projektcontrolling & projektspezifische Arbeitszeiterfassung
• Pflege der Kontaktdatenbank
• Personaladministration (Personalbuchhaltung erfolgt über Steuerberater)
• Kaufmännische Abwicklung von Musterleuchten für Beleuchtungsproben
• Reiseorganisation
• Allgemeine kaufmännische Bürotätigkeiten

Qualifications

• Eigenständigkeit, Zuverlässigkeit und Teamgeist
• Ausbildung als Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-mann, o.ä.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung
• Deutschkenntnisse mindestens C1
• Erfahrungen in Architekturbüro, Ingenieurbüro, Agentur oder Handwerksbetrieb
• Sehr gute PC Kenntnisse
• Professioneller Umgang mit Outlook, Excel, Word, Teams, Datev UnternehmenOnline
• Freude am Nutzen und Gestalten von papierlosen, digitalen Prozessen
• Freude am Arbeiten in einem virtuellen Team (die Mitarbeiter sind auf ganz Deutschland verteilt)

Benefits

• Digitale & persönliche Zusammenarbeit in einem partnerschaftlichem Team
• Viel Gestaltungsspielraum und Vertrauen
• Flexible Arbeitszeiten & überwiegend Arbeiten im Home Office
• Unternehmenskultur & digitale Prozesse für Remote Working