[Hiring] Office Assistant for the Vice President @Deutsches Patent- und Markenamt

Role Description

Wir suchen an unserem Standort München zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vorzimmerkraft (w/m/div) für das Büro der Vizepräsidentin.

• Büroorganisation und Postbearbeitung, einschließlich elektronischer Post, Weiterverteilung im Haus und Beantwortung bestimmter E-Mails
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie das selbstständige Führen von Telefonaten
• Führen des elektronischen Terminkalenders, einschließlich Terminplanung und Terminkoordination sowie die Aktenverwaltung, auch im elektronischen Verwaltungsaktensystem ElVA
• Organisation von Dienstreisen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Bewirtung von Gästen der Amtsleitung

Qualifications

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement bzw. Büroorganisation oder in einem vergleichbaren Beruf
• Gute Kenntnisse in der Büroorganisation und Aktenverwaltung
• Gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Sehr gute Kenntnisse der Amtssprache Deutsch, die mindestens der Niveaustufe C 1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) entsprechen
• Kenntnisse der englischen Sprache, die mindestens der Niveaustufe B 1 entsprechen

Requirements

• Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit sowie fundierte Rechtschreibkenntnisse und gute Schreibfertigkeiten
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Freundliches, verbindliches und ein der Funktion angemessenes Auftreten
• Stressstabilität, besondere Belastbarkeit und Flexibilität
• Hohe Bereitschaft für Präsenzarbeit
• Schnelle und sichere Auffassungsgabe
• Hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative

Benefits

• Eine unbefristete Einstellung als Tarifbeschäftigte/Tarifbeschäftigter in der Entgeltgruppe 6 der EntgO Bund
• Abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielseitige Tätigkeiten
• Gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (u. a. Teilzeitangebote, 31 Tage Jahresurlaub, Inhouse-Kinderkrippe in Kooperation mit der Stadt München)
• Vielfältige Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (u.a. Sportangebote, Gesundheitstag, Seminare sowie Vorträge zu verschiedenen Gesundheitsthemen)
• Arbeitgeberzuschuss zum (Deutschland-)Jobticket

Company Description

Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) ist das Kompetenzzentrum für alle gewerblichen Schutzrechte - für Patente, Gebrauchsmuster, Marken und Designs. Als größtes nationales Patentamt in Europa und sechstgrößtes nationales Patentamt der Welt steht es für die Zukunft des Erfinderlandes Deutschland in einer globalisierten Wirtschaft.