[Hiring] IT Program Coordination with focus on DMS @Abfallwirtschaftsbetrieb Kiel

Role Description

Im Abfallwirtschaftsbetrieb Kiel ist zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Planstelle im Bereich IT-Programmkoordination zu besetzen. Schwerpunkt ist zunächst die Einführung eines DMS-Systems zur revisionssicheren Archivierung von eAkten.

Ihre Aufgaben:

• Betreuung eines DMS-Systems und anderer zentraler Softwareanwendungen inkl. Erstellung von Berechtigungskonzepten und operative Pflege der Berechtigungen der ERP-Systeme für Abfallwirtschaft, Straßenreinigung/Winterdienst, Fahrzeugtechnik, Kundenzentrum und kaufm. Abteilung sowie Business Central
• Mobiles Kassensystem
• Organisatorische Implementation von Web-Anwendungen für Bürger im Rahmen der Digitalisierung (Beispiel: Mängelmeldung, Sperrmüllaufträge, Sonderleerungen)
• Optimierung und Weiterentwicklung der Fachanwendungen zur Anbindung weiterer Fachabteilungen und Programm-Module
• Koordination bei der Fehlerbehebung im Zusammenwirken mit Fachabteilung und Systemherstellern
• Technischer und fachlicher Support für die Fachabteilungen
• Aufnahme, Analyse und Übersetzung von Problem- und Fehlermeldungen für die Entwicklungsabteilung der Hersteller
• Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für Anwendungsfragen
• Schnittstellenmanagement: Identifikation, Anpassung und Pflege von Programmschnittstellen der zentralen Applikationen
• Zentrale/r Ansprechpartner*in für die externen Dienstleister
• Testmanagement: Organisation, Koordination und Durchführung von Testaktivitäten im ABK, Freigabe von neuen Programversionen und Koordination der Updates
• Durchführung von Mitarbeiterschulungen und Workshops inkl. Erstellung von Schulungsunterlagen
• Beratung von Fachabteilungen beim Einsatz von Fachapplikationen und Umsetzung von digitalisierten Prozessen
• Jahresabschlussarbeiten für zentrale Fachverfahren wie Athos New Line und AWS.

Projektleitung:

• Leitung eines DMS-Einführungsprojektes und gegebenenfalls weiterer Projekte mit Schwerpunkt Digitalisierung und Onlinezugangsgesetz OZG inkl. Machbarkeitsanalyse, Nutzwertanalyse, Projektplanung, -überwachung und Projektcontrolling
• Durchführung von Ausschreibungsverfahren nach Vergabeordnung SH inkl. Beschreibung fachlicher Anforderungen und Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Fachkonzepten

Erweiterte Programmkoordination:

• Beschaffung von Software für Fachverfahren inklusive Produktrecherche, -evaluation, Machbarkeit und Nutzwertanalyse
• Eigenverantwortliche Durchführung zugehöriger Beschaffungen im Ausschreibungsverfahren
• Vertragsmanagement während der Laufzeit: eigenständige Vertragsverhandlungen, -abschluss und –controlling
• Koordinieren bereichsübergreifender Anforderungen bezüglich veränderter oder erweiterter Prozesse
• Selbstständige Einsatzsteuerung der externen Dienstleister im Rahmen von Fehlerbehebungen, Systemerweiterungen, Updates oder Projektaufträgen
• Budgetentwurf und Budgetüberwachung zu den betreuten Software-Produkten
• Lizenzverwaltung der Fachanwendungen
• Prüfung und Dokumentation der datenschutzrechtlichen Anforderungen bzgl. Fachanwendungen

Qualifications

• Interesse an Mitarbeit und Mitgestaltung in einem lebendigen öffentlichen Unternehmen
• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im IT-Bereich – alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Kenntnissen aus dem IT-Bereich oder eine mehrjährige Tätigkeit im beschriebenen Tätigkeitsfeld.
• Kenntnisse im Programmpaket Navision, MS 365 Dynamics Business Central bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen. Kenntnisse und Erfahrungen im Programm Athos sind von Vorteil
• Umfangreiche Kenntnisse in MS-Office
• Grundkenntnisse im Bereich der Netzwerkstrukturen von Active-Directory-Netzen sind von Vorteil
• Bereitschaft sich in aufgabenbezogene Rechtsvorschriften einzuarbeiten

Requirements

• Sie arbeiten eigenständig im Rahmen einer Gruppe
• Im Rahmen der Vertretungsregelung koordinieren Sie sich mit einem Kollegen / einer Kollegin mit ähnlichem Aufgabenspektrum.
• Sie berichten der IT-Leitung

Benefits

• Sicherheit: Tarifgebundene Bezahlung (TVöD/VKA) mit Tarifautomatik, inklusive Jahressonderzahlung, betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen
• Planbarkeit: 39 Stunden die Woche, Arbeitszeitkonto, 30 Tage Urlaub und weitere bezahlte Freistellungen gemäß TVöD, zum Beispiel Weihnachten und Silvester (frei beziehungsweise Ausgleich)
• Familienfreundlichkeit: flexible Arbeitszeit zwischen 6 und 20 Uhr, individuell vereinbare Teilzeitmöglichkeiten
• Echte Zusammenarbeit: Flache Hierarchien und Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit (größtenteils) Du-Kultur sowie einer Arbeitnehmervertretung
• Flexibilität: Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Ausstattung im Betrieb und Zuhause mit Peripherie) zum Beispiel bei Online Fortbildungen
• Persönliches Wachstum: Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten in den Bereichen Führung, Persönlichkeitsentwicklung und Fachexpertise, unterstützt durch Seminarangebote der Stadt sowie externen Angeboten.
• Gesundes Arbeiten: Ergonomische Arbeitsplätze (zum Beispiel zwei Bildschirme, höhenverstellbare Schreibtische), Kantine auf dem Gelände sowie Einkaufsmöglichkeiten und Erholung in der direkten Nähe, Firmenfitness
• Mobilität: Fahrradförderung und Jobticket, Parkplätze auf dem Gelände beziehungsweise in direkter Nähe und schnelle Anbindung an die Autobahn und an den öffentlichen Nahverkehr