[Hiring] Executive Secretary @Lebenshilfe für Menschen mit Behinderung

Role Description

• Direkte Unterstützung des Vorstands & Assistenz
• Vorstandsassistenz:
  • Proaktive administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenkommunikation & Korrespondenz:
  • Professionelle Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• Klassische Sekretariatsaufgaben:
  • Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie Terminmanagement, Postbearbeitung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Logistik & Fuhrparkmanagement
  • Koordination der Schülerbeförderung:
    • Verantwortungsvolle Organisation und laufende Koordination des Schülertransports als Schnittstelle zwischen den Einrichtungsleitungen und dem Beförderungsunternehmen.
  • Fuhrparkverwaltung:
    • Steuerung und Verwaltung des vereinseigenen Fuhrparks (u. a. Wartungstermine, Schadensabwicklung, Dokumentation).
  • Einkaufskoordination:
    • Koordination und Steuerung der internen Abläufe und Zuständigkeiten der Mitarbeitenden für den zentralen Einkauf.
• Spezifische Sach- & Vereinsverwaltung
  • Versicherungsmanagement:
    • Eigenverantwortliche Verwaltung der Sachversicherungen des Vereins und Ansprechpartner*in bei Schadensfällen.
  • Mitgliederbetreuung:
    • Vollständige Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften und Pflege der dazugehörigen Datenbanken.
  • Vereinsadministration:
    • Allgemeine administrative Aufgaben, die den Verein betreffen, in enger und kollegialer Zusammenarbeit mit den angrenzenden Fachbereichen.
• Veranstaltungsmanagement & Teamintegration
  • Event-Organisation:
    • Aktive Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Vereinsveranstaltungen.
  • Team-Support:
    • Vertretung der Kolleg*innen am Empfang bei Bedarf, um das freundliche „Aushängeschild“ der Geschäftsstelle zu sichern.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär*in, Hotelkauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor oder Vereinswesen.
• Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, auch bei parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel).

Benefits

• Ein vielseitiges, abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.
• Ein krisensicherer Arbeitsplatz in einem sinnstiftenden und sozialen Umfeld.
• Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung (orientiert am TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge.
• Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf.
• Ein herzliches, kollegiales Team, das Sie fundiert einarbeitet.
• Homeoffice möglich (1 Tag bei einer 5-Tage-Woche).