[Hiring] City and Association Policy Secretary @Fonction publique Territoriale

Role Description

Dans le cadre du remplacement temporaire d’un agent en arrêt maladie, le.la secrétaire administratif.ve assure, pour la durée du contrat, le secrétariat, l’accueil et le suivi administratif des activités du pôle Politique de la ville et Vie associative. Il/elle contribue à l’organisation des relations avec les associations, les habitants et les partenaires.

• Assurer le secrétariat et le suivi administratif du pôle pour la durée du remplacement.
• Accueillir, informer et orienter les usagers, associations et partenaires.
• Contribuer à l’organisation et au suivi des actions du pôle.
• Assurer le suivi administratif des relations avec les associations.
• Participer au suivi des dossiers de subventions et partenariats.
• Organiser les réunions, manifestations et temps forts du pôle.
• Assurer la circulation de l’information entre les services, les élus et les partenaires.

Principales tâches :

• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des courriels.
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et tableaux de suivi.
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers et bases de données.
• Suivi des demandes et conventions avec les associations.
• Recueil et enregistrement des demandes de subvention, vérification des pièces.
• Préparation logistique et administrative des réunions et événements.
• Participation à la réalisation de bilans et indicateurs d’activité.
• Appui au fonctionnement quotidien du pôle et aux projets transversaux.

Qualifications

• Formation administrative de niveau CAP à baccalauréat.
• Une expérience en secrétariat, accueil, administration territoriale ou secteur associatif est appréciée.

Requirements

• Accueil et relation avec des publics variés.
• Secrétariat administratif et rédaction de documents.
• Suivi de dossiers et respect des échéances.
• Idéalement, connaissance du fonctionnement associatif et des démarches de subvention.
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, agenda).
• Organisation d’événements et de réunions.
• Communication écrite et orale claire et adaptée.
• Rigueur, réactivité et capacité à travailler en transversalité.

Benefits

• Savoirs : environnement territorial, rôle des associations, notions de subventions, règles de confidentialité et de protection des données, orthographe et présentation des documents administratifs, outils bureautiques.
• Savoir-faire recherchés : accueillir et orienter, rédiger courriers et comptes rendus, suivre plusieurs dossiers, organiser réunions et événements, classer et archiver, rendre compte de son activité.
• Savoir-être appréciés : qualités relationnelles, écoute, rigueur, discrétion, diplomatie, esprit d’équipe, autonomie, réactivité, intérêt pour la vie locale et associative.