[Hiring] Administrative Manager and User Relations Officer @Fonction publique Territoriale

Role Description

La Communauté de Communes recrute un (e) agent (e) en charge de la gestion administrative et relations aux usagers du service de la collecte de déchets ménagers, à temps complet. L'agent devra assurer un suivi des tâches administratives du service OM (21H/hebdo) et assister administrativement le Directeur des Services Techniques (DST) et son équipe.

• ACTIVITE ASSISTANTE DU DST
  • Gérer le standard du Service Technique de la Communauté de Communes avec accueil physique des visiteurs, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents interlocuteurs.
  • Assister au quotidien le DST : diverses tâches administratives, mise en forme, relecture, …
  • Centraliser et relayer les informations aux personnes concernées.
  • Alerter et faire des rappels sur les délais au directeur des services techniques.
• VOIRIE
  • Exploiter l’information géographique et cadastrale disponible sur SIG.
  • Elaborer les DICT (Déclaration d’Intention de Commencement de Travaux) pour les communes.
  • Suivi et prise de contact auprès des collectivités sur la préparation des travaux en régie sur le fonctionnement.
• BATIMENTS
  • Organiser et coordonner dans les meilleures conditions de délais et de coûts l’administratif de l’exécution des travaux.
  • Suivi et dépôt des devis dans le e-parapheur.
  • Récolter les informations sur la consultation auprès des entreprises pour des travaux d’entretien de bâtiments.
  • Suivi administratif et vérification des devis et des factures du service du DST.
  • Gérer les urgences afin de les relayer vers le service concerné pour résoudre la problématique sur des bâtiments.
• GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE SERVICE OM
  • Gérer et assurer le suivi administratif en fonction des mouvements : déménagement, modification nombre de personnes dans le foyer (naissance, décès, séparation, …).
  • Mise en œuvre de la facturation semestrielle sur le territoire de Gençay avec le logiciel Ecosito – Tradim.
  • Informer les usagers : accueil physique et téléphonique du public, assurer la transition entre les usagers et le service, gérer les réclamations des usagers.
  • Communiquer avec « l’équipe verte » pour faire remonter les problématiques.
  • Etre en relation avec le service comptabilité sur les dépenses et les recettes : dépôt des devis et vérification des factures dans le e-parapheur, assurer un suivi régulier.

Qualifications

• Capacité d’analyse.
• Capacité administrative et rédactionnelle.
• Notions de législation et réglementation du code des marchés publics.
• Maîtriser l’expression écrite et orale.
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques.
• Maîtriser le réseau informatique de la collectivité.
• Maîtriser les techniques et recherches documentaires.
• Exploiter l’information géographique et cadastrale disponible sur SIG.
• Maîtriser la lecture et l’utilisation des documents cartographiques, topographiques et cadastraux dans leurs formes classiques et numérisées.
• Avoir des connaissances sur l’accès à la plate-forme Helios.
• Avoir des notions de comptabilité publique.
• Connaissance sur l’utilisation du logiciel Tradim.

Requirements

• Aptitude à travailler en équipe.
• S’exprimer clairement.
• Rigueur et organisation dans le travail.
• Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants.
• Connaitre les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes,…).
• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs.
• Accueillir le public avec amabilité.
• Respecter la confidentialité.
• Etre dynamique.
• Etre méthodique dans son travail.
• Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
• Rechercher et sélectionner et synthétiser des documents.
• Avoir un esprit d’initiative.
• Assurer le suivi du carnet de santé du patrimoine.
• Outils et techniques de planification.
• Maîtrise de l’outil informatique.
• Sens de l’initiative et des responsabilités.
• Rigueur et autonomie.
• Qualités relationnelles et d’écoute.
• Sens des relations humaines, diplomatie, discrétion.
• Savoir s’organiser et gérer les priorités.

Benefits

• Poste basé sur l'antenne territoriale de Gençay.
• Temps complet : 36H hebdo avec 5 J d'ARTT / an.
• Régime Indemnitaire (RIFSEEP) en fonction de l'expérience et niveau de qualification.