[Hiring] Administrative Assistant @Fonction publique Territoriale

Role Description

Au sein de la Direction Ressources (7 agents) et sous la responsabilité de la Directrice, l’agent assure le pilotage et la gestion des activités d’assistance permettant le fonctionnement du Syndicat notamment la tenue des instances dans l’objectif d’atteindre les objectifs opérationnels des programmes d’aménagement et de services numériques.

Ainsi, au sein de la cellule « Assistance Administrative » composée de deux agents, l’agent a en charge :

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des agendas
• Gestion des courriers, des instances, des moyens généraux, des systèmes d’information et de l’archivage

Activités principales

• Gestion du courrier jusqu’à son archivage et des BAL outlook associées
• Assiste la Directrice dans la gestion des instances (Comités Syndicaux, Bureaux, Commissions) : convocations, rapports, délibérations, publications, envois aux élus, procès-verbaux…
• Gestion des moyens généraux : parc automobile, téléphonie fixe et mobile, photocopieurs, petites fournitures, des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
• Gestion des systèmes d’information : lien avec l’infogérant pour le suivi des journées de régie, organisation des COPIL, prise de rdv, déclarations incidents globaux, gestion des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
• Gestion du site : accueil des entreprises, lien pour les travaux avec le Département
• Elaboration et suivi des tableaux de bord et indicateurs liés à l’activité, actualisation des bases de données du Syndicat
• Suivi des conventions avec les partenaires
• Suivi de l’archivage et des demandes des services

Activités secondaires

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des agendas, organisation de réunions
• Elaboration des comptes-rendus des réunions internes et externes
• En cas d’absence du binôme : gestion de l’agenda du Président et du Directeur Général des Services, redondance sur les missions

Qualifications

• De formation BAC à BAC+2 avec une expérience significative dans le domaine
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques, publipostage indispensable
• Maîtrise de la gestion de base de données
• Maîtrise des techniques de secrétariat, prise de notes
• Connaissance des collectivités territoriales et des marchés publics
• Dynamique, rigoureux/se, méthodique avec un réel sens du travail en équipe et une capacité d’adaptation aux contraintes de planning