[Hiring] Administrative and Financial Management Assistant @Fonction publique Territoriale

Role Description

Au sein de la direction des services techniques, vous assurez l’accueil du public, le secrétariat administratif et garantissez la gestion financière dans tous les domaines d’action de la direction :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, des prestataires
• Enregistrer, traiter, rédiger et suivre le courrier (chrono, mise sous pli, classement)
• Assurer le classement, l’archivage régulier des documents administratifs et dossiers
• Élaborer et suivre les arrêtés municipaux (circulation, stationnement, salubrité publique, permission de voirie et d’occupation du domaine public, numérotation des rues etc.) et en assurer leur diffusion
• Assurer la gestion et le suivi de la dénomination des voies en lien avec les services concernés et les partenaires institutionnels
• Organiser, participer et rédiger les comptes-rendus de réunions
• Réaliser le suivi des tableaux de bord des activités des services techniques
• Participer à l’élaboration des documents budgétaires
• Assurer le suivi du budget alloué et en réaliser l’exécution (bons commandes, engagements, liquidation des factures)
• Contribuer à la préparation des marchés publics et réaliser des dossiers de subvention
• Assurer le suivi de l’exécution des marchés en lien avec les services utilisateurs, les fournisseurs, le service des marchés publics (ordres de service, bons de commande, procès-verbaux réception des travaux…)
• Élaboration du document technique et administratif en lien avec les responsables des services techniques (cahiers des charges…)
• Gestion de la consultation entre les services techniques, les candidats et le service juridique

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale (enjeux, acteurs, dispositifs...)
• Qualités rédactionnelles (courriers, notes, comptes-rendus, ...) et maitrise des outils bureautiques (pack office) et des outils collaboratifs
• Aisance relationnelle et diplomatique avec différents interlocuteurs (élus, directeurs, partenaires, institutions, administrés...)
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Gestion des priorités, réactivité, organisation, autonomie, rigueur et anticipation