[Hiring] Project Management and Administration Assistant @Orbital Paradigm

Role Description

Buscamos un/a Asistente de Administración y Gestión de Proyectos a media jornada para dar soporte directo al director de operaciones en la gestión administrativa, contable y documental de la empresa y de sus proyectos institucionales. El puesto combina tres bloques de trabajo:

• Administración de oficina del día a día
• Gestión contable y financiera básica
• Apoyo en el seguimiento y justificación económica de proyectos con financiación pública y europea (subvenciones, contratos, fondos)

Es un puesto adecuado para un perfil de Formación Profesional en Gestión Administrativa con ganas de asumir responsabilidad real desde el primer día, en un entorno de startup donde se aprende de forma práctica.

Responsibilities

• Gestión de agenda, correspondencia y comunicaciones del director de operaciones
• Coordinación con proveedores de oficina, compras y logística interna
• Apoyo en procesos de RRHH: incorporación de personal, documentación, seguimiento de contratos con becarios
• Gestión documental y archivo
• Registro y seguimiento de facturas según la metodología interna de la empresa: estados de pago, prioridades y plazos
• Conciliación bancaria y seguimiento de tesorería en coordinación con el director de operaciones
• Preparación de información para la gestoría externa (IVA, nóminas, cierre contable)
• Organización de justificantes de gasto por proyecto y categoría
• Recopilación y organización de la documentación económica y técnica exigida por los organismos para subvenciones públicas, ayudas o proyectos
• Seguimiento de hitos, plazos de justificación y requerimientos de cada convocatoria
• Apoyo en la elaboración de informes económicos y memorias de justificación, bajo supervisión del director de operaciones
• Punto de contacto administrativo con auditores y gestores de subvenciones para trámites documentales

Qualifications

• Formación Profesional de Grado Medio en Gestión Administrativa (o equivalente)
• Experiencia mínima de 1-2 años en tareas administrativas y/o contables básicas
• Manejo de Excel y paquete MS Office a nivel intermedio-avanzado
• Español nativo o C1
• Capacidad de organización, discreción y autonomía: el puesto maneja información financiera y confidencial de la empresa
• Disponibilidad para trabajar 4h/día en horario de oficina
• Nivel de inglés B2 o superior

Requirements

• Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas
• Experiencia previa en gestión administrativa de proyectos con financiación pública o europea (I+D+i, CDTI, FEDER, Horizon Europe)
• Conocimiento de herramientas de contabilidad (Holded, Sage o similar)

What We Value

• Compromiso y fiabilidad en la ejecución del día a día
• Autonomía y capacidad de anticiparse a los problemas
• Comunicación clara, directa y eficaz
• Discreción y buen criterio en el manejo de información sensible

Benefits

• Ubicación: Madrid, España
• Jornada: media jornada, 4h/día (20h/semana)
• Contrato: indefinido a tiempo parcial
• 30 días de vacaciones
• Salario: Entre 9000€ - 9500€ (anual, media jornada)
• Retribución flexible (ticket restaurante, seguro médico, transporte)
• Incorporación a un equipo pequeño con impacto directo en la operativa de la empresa