[Hiring] Freelance Project Assistant (m/f/d) Construction Project Management @Teicon Engineering

Role Description

Sie erbringen Ihre Tätigkeit überwiegend remote. Einsatzbeginn: ca. Oktober 2026. Die geplante Projektlaufzeit beträgt 30 Monate und kann optional um bis zu zwölf Monate verlängert werden.

• Unterstützung des Projektleiters BVM und der Bauleitung bei sämtlichen administrativen und dokumentarischen Aufgaben.
• Organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung projektbezogener Besprechungen sowie Erstellung vollständiger und nachvollziehbarer Protokolle.
• Pflege des Nachtragsregisters und Unterstützung bei der Aufbereitung der zugehörigen Unterlagen und Bearbeitungsstände.
• Vorbereitung regelmäßiger Statusberichte zu Projektfortschritt, Terminen, Kosten, Qualität, HSE, Risiken und offenen Maßnahmen.
• Pflege von Maßnahmen-, Mängel-, Abnahme- und Entscheidungslisten sowie Verfolgung der jeweiligen Bearbeitungsstände.
• Unterstützung bei der Erstellung und Fortschreibung des Bautagebuchs.
• Erfassung, Prüfung, Strukturierung und Verteilung eingehender Projektdokumente sowie Sicherstellung deren nachvollziehbarer Ablage.
• Revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente, Berichte, Protokolle und Nachweise im bereitgestellten Common Data Environment auf Basis von thinkproject.
• Beachtung der vorgegebenen Ablagestrukturen, Namenskonventionen, Prüfabläufe und Freigabeprozesse.
• Unterstützung des Projektteams bei der Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen, Vergabeunterlagen, Angebotsauswertungen und Bietergesprächen.
• Aufbereitung von Informationen aus unterschiedlichen Projektbereichen adressatengerecht und Unterstützung der Kommunikation zwischen den beteiligten Fachbereichen.
• Sicherstellung, dass Fristen, offene Punkte und vereinbarte Maßnahmen transparent dokumentiert und rechtzeitig nachverfolgt werden.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium mit Bezug zum Projektmanagement, Bauwesen oder Dokumentenmanagement.
• Berufserfahrung in der Projektassistenz, Projektadministration, Dokumentensteuerung oder im Backoffice eines Bau- oder Infrastrukturprojekts.
• Idealerweise Erfahrung in Großprojekten des Anlagenbaus, Infrastrukturbaus oder Energiesektors.
• Sichere Anwendung von Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.
• Praktische Erfahrung mit SharePoint und Microsoft Teams.
• Idealerweise Erfahrung mit einem Common Data Environment oder einem vergleichbaren Dokumentenmanagementsystem.
• Idealerweise Anwenderkenntnisse in thinkproject.
• Sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise, auch bei hohem Dokumentenaufkommen.
• Ausgeprägtes Verständnis für Dokumentenqualität, Versionierung, Fristen und revisionssichere Ablageprozesse.
• Deutschkenntnisse mindestens auf dem Sprachniveau C1 und gute Englischkenntnisse.