[Hiring] Finance Manager @MAILODY GmbH

Role Description

Du willst nicht nur Zahlen prüfen — du willst den gesamten Finance-Bereich eines wachsenden Unternehmens eigenständig verantworten? Du machst Dinge lieber selbst, statt sie nur zu delegieren? Du bist die Person, die dafür sorgt, dass finanziell nichts liegen bleibt, nichts durchrutscht und alles sauber läuft?

Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die Höhle der Löwen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal kräftig dazulegen.

Damit das sauber läuft, brauchen wir jemanden, der unseren kompletten Finance-Bereich operativ übernimmt — von der vorbereitenden Buchhaltung über Rechnungsstellung und Mahnwesen bis zur Lohnvorbereitung und Kostenkontrolle. Du bist intern die erste Anlaufstelle für alles, was mit Geld zu tun hat.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung & STB-Steuerung:
  • Erfassen und Prüfen von Belegen
  • Saubere Übergabe an unseren externen Steuerberater (Österreich, BMD)
  • Monatliche Abstimmung eigenständig durchführen
  • Qualität der Buchhaltung aktiv sicherstellen
• Rechnungsstellung & Zahlungsverkehr:
  • Erstellen von Ausgangsrechnungen
  • Prüfen von Eingangsrechnungen
  • Vorbereitung von Zahlungsläufen
  • Überwachung von Zahlungseingängen
  • Doppelüberweisungen und Unterdeckungen eigenständig klären
• Mahnwesen & Claims:
  • Überwachung offener Posten
  • Strukturiertes Mahnwesen betreiben
  • Eigenständige Aufbereitung von Claims
  • Bei Bedarf Rechtsanwalt einschalten
• Lohn & Personal-Admin:
  • Eigenständige Lohnvorbereitung (DE + AT, extern abgerechnet)
  • Ansprechperson für Lohnfragen
  • Personal-Anmeldungen, Dienstverträge, Zeitjournale und Urlaubsverwaltung
• Einkauf & Kostenkontrolle:
  • Verantwortung für den gesamten Einkauf
  • Aktives Challengen aller Kostenpositionen — Software, Subscriptions, Dienstleister
  • Grundhaltung: „Das ist zu teuer.”
  • Kostenreibung erzeugen, Alternativen prüfen, nachverhandeln
• Liquidität, Reporting & Planung:
  • Erstellung und Pflege der Liquiditätsplanung
  • Monatliches Finance-Reporting aufbauen (Umsatz, Kosten, Liquidität, offene Posten)
  • Erstellung von Budgetübersichten und Quartals-Forecasts
• Vertragsmanagement:
  • Prüfung neuer Verträge kaufmännisch
  • Tracking von Fristen und Laufzeiten
  • Dokumentation von Finance-Prozessen kontinuierlich

Qualifications

• Kaufmännisches Studium (mindestens Bachelor — BWL, Finance, Accounting) oder abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• 3–5 Jahre operative Berufserfahrung im Finanzbereich, idealerweise in einem KMU, einer Agentur oder einem Dienstleistungsunternehmen
• Erfahrung mit einem externen Steuerberater als Buchhaltungspartner
• HGB-Grundkenntnisse, idealerweise auch Berührungspunkte mit österreichischem Steuerrecht
• BMD-Erfahrung von Vorteil, ERP-/Buchhaltungssoftware-Affinität Pflicht
• Excel / Google Sheets auf hohem Niveau — Pivot-Tabellen, Formeln, Datenanalyse
• Hands-on-Mentalität — eigenständig, strukturiert und operativ anpacken
• Kostenbewusstsein — aktives Hinterfragen von Kosten und Verhandlungsgeschick
• Deutsch fließend, Englisch gut

Benefits

• Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen
• 100 % Remote mit Flexibilität (z.B. Sport in der Mittagspause) und klarer Meetingstruktur
• Mit Ablauf der Probezeit Sachbezugskarte (Kreditkarte, die jeden Monat mit 50 € aufgeladen wird)
• Mentoring durch Thomas und externe Berater, stetig wachsendes Company Wiki
• Eigenverantwortung für den gesamten Finance-Bereich mit Einfluss auf Profitabilität und Unternehmensentwicklung
• Regelmäßige Workation an verschiedenen Orten — arbeite dort, wo andere Urlaub machen

Company Description

Die MAILODY GmbH unterstützt seit 2019 E-Commerce Unternehmen (everdrop, JUNGLÜCK, FITTASTE, ..) im E-Mail Marketing.