[Hiring] Executive Assistant - Finance and Organization @FounderBlocks

Role Description

Du hast 5+ Jahre Berufserfahrung, kannst mit Zahlen umgehen und suchst keine Zwischenstation, sondern eine Rolle, in der man dir wirklich vertraut? Dann lies weiter.

Deine Mission in einem Satz: Du hältst uns Gründern den Rücken frei, damit wir uns zu 100 % auf das konzentrieren können, was nur wir tun können. Dein Erfolg misst sich nicht an Stunden, sondern daran, wie selten wir uns um Alltagsdinge kümmern müssen – weil du sie längst gelöst hast, bevor sie bei uns landen.

Die Rolle ist zur Hälfte Finanzen, zur Hälfte Organisation. Beides ehrlich beschrieben, damit du genau weißt, worauf du dich bewirbst.

Aufgaben

• Finanzen (ca. 50 %)
  • Du schreibst und versendest unsere Rechnungen – zuverlässig und pünktlich.
  • Du fasst bei überfälligen Rechnungen nach, auch telefonisch, mit höflicher Hartnäckigkeit.
  • Du pflegst unseren Finanzplan und Forecast in Google Sheets und hältst die Zahlen aktuell.
  • Du behältst Konten, Zahlungseingänge und Liquidität im Blick.
  • Du bereitest die Buchhaltung vor (Belege, USt-Vorbereitung) und arbeitest direkt mit unserem Steuerberater.
  • Du hast unsere Verträge und Fristen im Überblick.
• Organisation (ca. 50 %)
  • Du filterst eingehende E-Mails, Anrufe und Nachrichten und behandelst das meiste eigenständig.
  • Du verwaltest unsere Kalender und arrangierst Meetings – nach unseren Regeln.
  • Du führst erste Recruiting-Gespräche und leitest nur die besten Kandidaten an uns weiter.
  • Du planst Team-Events und Workations – von Flügen bis Unterkunft, reibungslos und budgetbewusst.
  • Du organisierst auch private Reisen und Termine der Gründer und stimmst dich dafür auch mal mit unseren Partnerinnen ab.
  • Du hältst alle laufenden Aufgaben sauber im Projektmanagement-System nach.

Qualifications

• 5+ Jahre Berufserfahrung, z. B. als Executive Assistant, Office-Management, Assistenz, Buchhaltung oder Rechnungswesen.
• Sicher in Excel/Google Sheets.
• Gewissenhaft, aber pragmatisch.
• Kein Ego – du bist dir für keine Aufgabe zu schade.
• Absolute Diskretion.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, klar und auf den Punkt.
• Idealerweise in Hamburg für gelegentliche Treffen – wir arbeiten aber flexibel remote.

Requirements

• Du kommst mit Lösungen, nicht mit Problemen.
• Du denkst voraus.
• Du bist der Fels in der Brandung.
• Du greifst zum Hörer, statt die dritte Erinnerungsmail zu schreiben.

Benefits

• Echte Flexibilität – 30–40 h/Woche.
• Arbeit auf Augenhöhe – direkter Draht zu den Gründern.
• Wachsende Verantwortung – wir bauen das Vertrauen aus.
• Workations – wenn du magst, kommst du mit.
• Faires Gehalt – wir besprechen deine Vorstellung offen im ersten Gespräch.