[Hiring] Bilingual Office Assistant in Virtual Care @Foundever®

Role Description

L’administrateur(trice) de bureau en soins virtuels fournit un soutien administratif essentiel afin d’assurer la prestation efficace des services de soins virtuels au sein des services de télésanté Virtual Care. Une fonction clé de ce poste consiste à gérer sur le plan administratif les demandes d’aiguillage sortantes et les résultats de laboratoire médical entrants.

• Recevoir, consigner et suivre les résultats de laboratoire médical entrants dans le dossier médical électronique (DME) et les outils de suivi connexes, conformément aux PON établies.
• Effectuer le tri des résultats de laboratoire entrants en appliquant des critères établis, non interprétatifs, afin de déterminer le niveau d’urgence (p. ex., normal, anormal, critique) et acheminer rapidement les résultats vers le/la clinicien(ne) autorisé(e) approprié(e) pour examen.
• Faire escalader immédiatement les résultats critiques ou signalés au/à la clinicien(ne) désigné(e) de garde, en suivant les voies d’escalade définies.
• Surveiller les résultats de laboratoire en attente et en suspens afin qu’aucun résultat ne demeure sans suivi, et signaler à l’équipe clinique les suivis en retard.
• Maintenir une documentation exacte de toutes les réceptions de résultats, des actions d’acheminement et des confirmations de réception par les clinicien(ne)s.
• Soutenir l’infirmier(ère) praticien(ne) (IP) responsable clinique afin de veiller à ce que les flux de travail liés aux résultats de laboratoire demeurent conformes aux PON du programme et aux normes de sécurité des patient(e)s.
• Surveiller l’état des demandes d’aiguillage et des listes d’attente; communiquer avec les cabinets de spécialistes pour vérifier l’avancement des demandes; effectuer le suivi des demandes refusées ou incomplètes; et faire escalader les enjeux à l’IP responsable, au besoin.
• Examiner et rapprocher les consultations de soins virtuels afin d’assurer l’exactitude de la documentation, l’intégrité de la facturation et la résolution rapide de toute divergence.
• Agir comme ressource pour les activités d’intégration du personnel et soutenir une communication efficace entre les équipes cliniques et les équipes de soutien, au besoin.
• Produire des rapports de routine et ponctuels (ad hoc) et contribuer au bon déroulement des opérations quotidiennes.
• Coordonner les réunions internes, préparer les ordres du jour et consigner les procès-verbaux, au besoin.
• Soutenir les mises à jour des systèmes, les tests et le déploiement de nouvelles technologies ou de nouveaux flux de travail en soins virtuels.
• Respecter l’ensemble des politiques en matière d’éthique, de conformité et de sécurité de l’information.
• Protéger les actifs, les systèmes et les renseignements confidentiels de l’entreprise conformément aux politiques de l’entreprise.
• Signaler rapidement toute infraction présumée à l’éthique, tout incident de sécurité ou toute atteinte aux données, conformément aux politiques de l’entreprise.
• Traiter les données personnelles, clients et d’affaires en conformité avec les contrats, les politiques internes et les exigences légales.
• Effectuer toute autre tâche assignée par la direction.

Qualifications

• 2 à 3 ans d’expérience en administration ou en coordination de programmes, de préférence dans un contexte de bureau en soins de santé ou dans un environnement de soins virtuels.
• Expérience de travail avec des bases de données, des outils de production de rapports et des systèmes de documentation partagée.
• Expérience avec des systèmes de planification/gestion d’horaires et des plateformes de dossiers médicaux électroniques (DME).

Requirements

• Diplôme ou certificat de 2 ans en administration des services de santé, administration des affaires, administration de bureau ou dans un domaine connexe, obtenu dans le cadre d’un programme collégial accrédité.
• Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente sera prise en considération.

Benefits

• La fourchette salariale de base pour ce poste est jusqu’à 39140 $ CA par année.
• Le salaire de base offert peut varier en fonction du lieu de travail, des connaissances liées au poste, de la formation, des compétences et de l’expérience.

Company Description

Foundever® est un chef de file mondial de l’industrie de l’expérience client (CX). Avec 150 000 associés à travers le monde, nous sommes l’équipe derrière les meilleures expériences pour plus de 800 marques parmi les plus reconnues et les plus innovantes à l’échelle mondiale.

• Lauréate du prix Comparably – Meilleure culture mondiale en 2024, 2023, 2022 et 2021.
• Gagnante du prix Gold Stevie Award – Great Employers en 2024 et 2022.
• Nous favorisons une culture dynamique axée sur la créativité, la connexion et l’engagement.