[Hiring] Virtual Assistant (Operations) @lovelifepassport

Role Description

Wir suchen eine Virtuelle Assistenz (Operations), die digitale Tools, interne Zugänge und operative Abläufe zuverlässig verwaltet. In dieser Position sorgst du dafür, dass Systeme sauber gepflegt sind, Mitarbeitende bei Tool Fragen Unterstützung bekommen und wichtige Informationen aktuell dokumentiert bleiben. Du bist bei uns richtig, wenn du sorgfältig arbeitest, technische Themen sicher einordnest und auch bei vielen parallelen Anforderungen den Überblick behältst.

DEINE MISSION BEI UNS:

• Du übernimmst das Usermanagement in unseren internen Tools und sorgst dafür, dass Zugänge, Rollen und Freigaben korrekt angelegt, gepflegt oder angepasst werden.
• Du bist erste Ansprechperson bei internen Tool Fragen, Login Problemen oder Zugriffsproblemen und klärst diese eigenständig oder mit dem jeweiligen Tool Support.
• Du unterstützt bei der Überwachung bestehender Automationsflows in Tools wie Make, Zapier oder n8n und erkennst Fehler, Auffälligkeiten oder Optimierungspotenziale frühzeitig.
• Du pflegst interne Tool Übersichten, damit genutzte Systeme, Zuständigkeiten, Zugänge und Kosten jederzeit nachvollziehbar bleiben.
• Du erstellst und aktualisierst SOPs, Checklisten, Guidelines sowie Schritt für Schritt Anleitungen für das Ops Handbuch.
• Du unterstützt bei der technischen Umsetzung des Onboardings für neue Teammitglieder, damit Zugänge, Tools und interne Abläufe von Beginn an sauber eingerichtet sind.
• Du leitest komplexe, technische oder sensible Themen strukturiert an die richtige interne Ansprechperson weiter und sorgst dafür, dass offene Punkte zuverlässig nachgehalten werden.

Qualifications

• Du hast Erfahrung in Operations, virtueller Assistenz, Tool Administration oder internem Support.
• Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools wie Asana, Airtable, CRM Systemen oder Support Tools.
• Du bringst technisches Grundverständnis mit und kannst dich schnell in neue Tools, Automationen und digitale Abläufe einarbeiten.
• Du arbeitest sehr strukturiert, detailgenau und zuverlässig, besonders bei Zugängen, Daten, Freigaben und Dokumentationen.
• Du kannst interne Anfragen klar einordnen, priorisieren und lösungsorientiert bearbeiten.
• Wir setzen mindestens Deutschkenntnisse auf C1-Niveau voraus.

Benefits

• Work from anywhere | Wir sind ein globales Remote-Team, das Freiheit lebt und Ergebnisse liefert.
• Individuelle Wachstumspläne | Bei uns bekommst du keinen Job, sondern eine Karriere, die dich challengt.
• High-Performance durch OKRs & KPIs | Du misst dich an klaren Zielen, nicht an Anwesenheit.
• Unlimited Vacation Policy | Volle Freiheit, solange du deine Ergebnisse bringst.
• ☀ Exklusive Team Retreats | Wir bringen das Remote-Team regelmäßig an inspirierenden Orte zusammen.
• ⚡ Workshops & Sparring auf Top-Level | Direkten Zugang zu Gründern mit 35 Mio. € Track Record.
• Radikales Teamgefühl | Wir feiern Erfolge, challengen uns gegenseitig und wachsen gemeinsam.
• Ownership statt Hierarchie | Deine Ideen zählen mehr als dein Titel.
• Expert Access | Regelmäßige Sessions mit internationalen Expert:innen zu Themen wie Business, Reisen & Leben im Ausland – Wachstum geht nämlich über die Arbeit hinaus.