[Hiring] Secretary / Office Manager @Project Bay GmbH

Role Description

Du bist das Herzstück unserer Administration und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft.

• Büroorganisation & Administration: Du erledigst den klassischen Schriftverkehr, verwaltest den Postein- und -ausgang und sorgst für ein strukturiertes Dokumentenmanagement (digital und analog).
• Kommunikationszentrale: Du bist die erste Anlaufstelle per Telefon und E-Mail für unsere Kunden, Partner und Dienstleister. Du nimmst Anfragen freundlich an und leitest sie intern weiter.
• Finanzadministration & Sales-Support: Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung.
• Termin- & Reisemanagement: Du koordinierst Termine, übernimmst die Reiseplanung für das Team und bereitest Meetings vor.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst, prüfst und sortierst Rechnungen und Belege, verwaltest Angebote und arbeitest hierbei eng mit unserer Steuerberatung bzw. GFs zusammen.

Qualifications

• Du glänzt durch Zuverlässigkeit, Präzision und ein freundliches Auftreten.
• Ausbildung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär:in, Hotelkauffrau/-mann) oder bringst mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Rolle mit.
• Arbeitsweise: Du arbeitest extrem strukturiert, gewissenhaft und eigenständig. Diskretion und Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich.
• IT-Kenntnisse: Du bist absolut sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) bzw. der Google Workspace.
• Kommunikation: Du besitzt eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch) und hast ein freundliches, professionelles Auftreten am Telefon.
• Mentalität: Du hast Freude an Routineaufgaben, behältst auch bei vielen gleichzeitigen Anfragen den Überblick und bist ein echter Teamplayer.

Benefits

• Befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 16.12.2027 mit möglicher Verlängerung.
• Eine gründliche Einarbeitung und einen sicheren Arbeitsplatz.
• Ein sympathisches Team und eine offene Arbeitsatmosphäre.
• Geregelte Arbeitszeiten (Vollzeit) für eine gute Work-Life-Balance.