[Hiring] Junior Specialist in Administration @Eurofins

Role Description

Jesteś młodą, ambitną osobą, która właśnie ukończyła studia i szuka pierwszego kroku w karierze zawodowej? Nie mogłeś/mogłaś trafić lepiej! Obecnie poszukujemy Specjalisty/-ki ds. Administracji w Polsce – doświadczenie zawodowe nie jest wymagane.

Celem tego stanowiska jest wsparcie procesów administracyjnych w rezerwacji audytów w krajach Europy Wschodniej. Do głównych obowiązków Specjalisty/-ki ds. Administracji należą:

• Przyjmowanie zleceń usługowych i logowanie ich w wewnętrznym systemie.
• Inicjowanie i przeprowadzenie korespondencji e-mailowej dotyczącej planowanej usługi.
• Pozyskiwanie dokumentów od audytowanych firm.
• Weryfikacja niezbędnych informacji (nazwa fabryki, adres, liczba pracowników itp.).
• Aktualizacja wewnętrznych systemów.
• Potwierdzanie terminu audytu z audytowanymi podmiotami.
• Kontakt z klientami, jeśli jest to konieczne.
• Wnioskowanie o wystawienie faktur i zbieranie potwierdzeń przedpłat.
• Dotrzymywanie ustalonych terminów planowania i proaktywne monitorowanie postępów.
• Przestrzeganie wytycznych rezerwacyjnych Eurofins lub specyficznych wymagań klienta.
• Omawianie cotygodniowych aktualizacji podczas spotkań z zespołem.
• Przypisywanie audytorów do poszczególnych zleceń.
• Wysyłanie pakietów audytowych do audytorów w wymaganych terminach.
• Udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Qualifications

• Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem).
• Znajomość programów MS Office.
• Wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm.
• Umiejętność pracy pod presją czasu.
• Bardzo dobra dbałość o szczegóły.
• Umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy.
• Zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań.
• Umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów.
• Pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami, audytorami i klientami.

Benefits

• Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce.
• Międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi.
• Praca w 100% zdalna.
• Elastyczna forma czasu pracy.
• Prywatna opieka medyczna, Multisport.