[Hiring] Freelance Virtual Assistant @Partner4Business

Role Description

Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung suchen wir eine selbstständig tätige virtuelle Assistenz (m/w/d), die den Inhaber von Partner4Business im operativen Tagesgeschäft zuverlässig entlastet. Gesucht wird eine strukturierte, digital versierte und eigenständig arbeitende Persönlichkeit, die Informationen aufbereitet, organisatorische Aufgaben übernimmt und dafür sorgt, dass operative Themen zuverlässig bearbeitet und nachgehalten werden. Die Zusammenarbeit erfolgt zu 100 % remote und ausschließlich auf selbstständiger Basis. Es handelt sich nicht um eine Festanstellung.

Aufgaben

• Unterstützung bei der Organisation des Tagesgeschäfts
• Bearbeitung und strukturierte Vorbereitung von E-Mails und Korrespondenz
• Terminorganisation und Koordination
• Recherche von Unternehmen, Ansprechpartnern und relevanten Informationen
• Vorbereitung und Pflege von Kontakt- und Unternehmensdaten
• Unterstützung bei CRM- und Datenpflege
• Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Übersichten und Präsentationsgrundlagen
• Vorbereitung von Besprechungen und Nachhalten offener Punkte
• Unterstützung bei der Organisation von Projekten und Aufgaben
• Durchführung allgemeiner Online-Recherchen
• strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation
• Unterstützung bei Angeboten, Unterlagen und administrativen Geschäftsvorgängen
• Kommunikation mit Geschäftspartnern und externen Dienstleistern nach Abstimmung
• Unterstützung bei LinkedIn- und allgemeinen digitalen Aktivitäten
• eigenständiges Nachhalten vereinbarter Aufgaben und Fristen

Je nach Erfahrung und Interesse kann der Aufgabenbereich im Laufe der Zusammenarbeit erweitert werden. Nicht gesucht wird eine reine Datenerfassungskraft. Erwartet wird eine virtuelle Assistenz, die mitdenkt, strukturiert arbeitet und Aufgaben eigenständig bis zum Abschluss verfolgt.

Qualifications

• Erfahrung in virtueller Assistenz, Assistenz, Office Management, Backoffice oder vergleichbaren Tätigkeiten
• Erfahrung in administrativer und organisatorischer Unterstützung
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• professioneller Umgang mit E-Mail und geschäftlicher Korrespondenz
• sicherer Umgang mit MS Office bzw. vergleichbaren Anwendungen
• gute digitale Kompetenz und schnelle Einarbeitung in neue Tools
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• selbstständiges Erkennen und Nachhalten offener Aufgaben
• hohe Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen
• Fähigkeit, Informationen selbstständig zu recherchieren und übersichtlich aufzubereiten
• Erfahrungen im Umfeld von Unternehmensberatung, Personalberatung, Logistik, Industrie oder mittelständischen Unternehmen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Benefits

• flexible und unternehmerisch geprägte Zusammenarbeit mit direkter Abstimmung und kurzen Entscheidungswegen
• 100 % Remote
• vollständig ortsunabhängige Zusammenarbeit
• Freelance-/Selbstständigenbasis
• grundsätzlich flexible zeitliche Organisation
• direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber von Partner4Business
• abwechslungsreiche Aufgaben rund um Unternehmensberatung, Interim Management und operative Unternehmensentwicklung
• hoher eigener Gestaltungsspielraum
• Möglichkeit, eigene Ideen zur Verbesserung von Abläufen einzubringen
• schrittweise Erweiterung des Verantwortungsbereichs möglich
• längerfristige Zusammenarbeit bei erfolgreicher Entwicklung ausdrücklich erwünscht

Die konkrete Leistung, der zeitliche Umfang und die Vergütung werden vor Beginn der Zusammenarbeit individuell vereinbart.

Für eine erste Einschätzung bitten wir um ein kurzes aussagekräftiges Freelancer- bzw. Assistenzprofil. Bitte teile uns insbesondere mit:

• welche Erfahrungen du bisher als virtuelle Assistenz oder im administrativen Bereich gesammelt hast
• welche Aufgaben du bisher eigenständig übernommen hast
• mit welchen digitalen Tools und Anwendungen du arbeitest
• wie viele Stunden pro Woche du aktuell zur Verfügung stellen kannst
• ab wann du starten könntest
• welches Vergütungsmodell du üblicherweise verwendest
• welche Honorarvorstellung du hast

Uns interessiert außerdem kurz: Wie organisierst du dich, wenn mehrere Aufgaben, Termine und offene Punkte gleichzeitig bearbeitet und zuverlässig nachgehalten werden müssen? Wenn du selbstständig arbeitest, Verantwortung für deine Aufgaben übernimmst und einem Unternehmer im Tagesgeschäft spürbar den Rücken freihalten kannst, freuen wir uns auf den Austausch.