Executive Assistant @SISLEY

[Hiring] Executive Assistant @SISLEY

Feb 13, 2025 - SISLEY is hiring a remote Executive Assistant. 💸 Salary: unspecified. 📍Location: France.

Description de l'entreprise

Pionnière dans le domaine de la Phyto-cosmétologie depuis sa création en 1976, Sisley a su garder son indépendance et conserver une croissance forte dans l’un des secteurs porteurs de l’industrie mondiale. Présent dans plus de 100 pays à travers le monde, Sisley est un des leaders mondiaux de la cosmétique haut de gamme et affiche une des plus fortes croissances dans son secteur. Depuis sa création en 2003, Sisley Industrie est la filiale de production du Groupe.

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur de Site, vous l’accompagnez afin de faciliter ou d’optimiser la gestion administrative de ses activités et l’interface avec le comité de site et l’ensemble des acteurs internes Groupe et/ou externes. Vous organisez, gérez, coordonnez et assurez le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

Vos principales missions seront les suivantes :

Organisation de l’agenda, accueil et communication

Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
Accueillir physiquement les rendez-vous
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions, visites et/ou événements sur le site …)
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la Direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions …)
Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, compte-rendu…)
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
Assurer en amont la préparation et le suivi de dossiers spécifiques

Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et/ou documentation

Assister à des réunions et en rédiger les comptes-rendus
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer, et mettre à jour l’information)
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers / courriels à envoyer
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting …)
Gérer les notes de frais

Autres

Suivre et gérer l’avancement de projets transverses en cours
Réaliser le suivi des dépenses budgétées du département Direction, l’imputation des commandes et le suivi de leur facturation
Gérer et assurer le suivi de certains contrats (téléphonie mobile, voiture de Direction, contrat d’assurance …)

Qualifications

De formation supérieure Bac+⅔ de type BTS, DUT ou licence en assistanat de direction / manager, gestion administrative et commerciale, gestion des PME - PMI, vous justifiez d’une expérience minimum de cinq années en assistanat de direction.

Compétences techniques

Maîtrise de la bureautique et de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence …)

Connaissance en gestion administrative, techniques de prise de notes

Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire

Maîtrise de l’organisation d’événements

Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

Connaissance d’un ERP (type SAP)

Bon niveau d’anglais

Compétences comportementales : dynamisme, esprit d'initiative, discrétion, confidentialité, organisation et rigueur, polyvalence, esprit de synthèse et d’analyse, aisance relationnelle, esprit d’équipe, capacités rédactionnelles, capacité à travailler dans des délais contraints, capacités à gérer les situations de crise, capacité à prioriser, capacité d'adaptation, travail en mode projet

Informations supplémentaires

Sisley Industrie place la diversité et l’égalité des chances au cœur de ses préoccupations et s’engage dans ses recrutements à ne sélectionner les candidats que sur la base de critères professionnels.

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Salary 💸 unspecified	Remote Location France
Job Type full-time	Posted Feb 13, 2025

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