[Hiring] Audit Booking Coordinator @Eurofins

Role Description

Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.

• Kluczowy punkt kontaktu w zakresie rezerwacji audytów.
• Istotne ogniwo pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego.
• Osoba odpowiedzialna za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.

Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:

• Przyjmowanie zapytań dotyczących audytów.
• Kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym:
  • Inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji.
  • Pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.
  • Weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.
  • Tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins.
  • Monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat.
  • Potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu.
  • Komunikacja z klientami w razie potrzeby.
  • Przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań.
  • Stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów.
  • Cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego.
  • Przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów.
  • Przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków.
  • Przydzielanie audytorów do audytów.
  • Przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach.
  • Udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane.
  • Promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług.
  • Utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami.
  • Wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach.
  • Wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.

Qualifications

• Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański).
• Znajomość programów MS Office.
• Wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm.
• Umiejętność pracy pod presją czasu.
• Bardzo dobra dbałość o szczegóły.
• Umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy.
• Zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań.
• Umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów.
• Pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami.

Benefits

• Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce.
• Międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi.
• Praca w 100% zdalna.
• Elastyczna forma czasu pracy.
• Prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta Multisport.