[Hiring] Administrative Staff in the Dean's Office @Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt Land Bayern

Role Description

Als Mitarbeiterin/Mitarbeiter im Dekanat sind Sie das Herz der Fakultät. Hier kommt alles zusammen – nicht nur an der Kaffeemaschine. Unser Team unterstützt Studierende bei ihren Fragen, hat für die Kolleginnen und Kollegen ein offenes Ohr und hält dem Dekan den Rücken frei.

• Sekretariatsmanagement und Studierendenservice:
  • Sie organisieren gerne und behalten den Überblick, auch wenn es mal hektisch zugeht.
  • Das überfüllte E-Mailpostfach retten, Dokumente erstellen und pflegen, Veranstaltungen organisieren und Protokolle anfertigen – Sie machen das alles mit einem Lächeln.
  • Dabei arbeiten Sie mit den gängigen Office- und hochschulinternen Programmen.
  • Keine Sorge, wenn Sie noch nicht mit der passenden Software gearbeitet haben – wir erklären es Ihnen und Schulungsmöglichkeiten gibt es auch.
• Personaladministration:
  • Im Dekanat laufen die Fäden zusammen, wenn es um die Beschäftigung von Studentischen Hilfskräften geht.
  • Sie erstellen Einstellungsanträge, fordern die notwendigen Unterlagen an und sind die Schnittstelle zur Personalabteilung.
• Budgetmanagement:
  • Sie unterstützen unsere Haushaltsplanung, indem Sie die Ausgaben im Blick behalten, Berichte erstellen sowie Bestellungen und Rechnungen prüfen.
  • Hier kommunizieren Sie eng mit der Finanzabteilung.

Qualifications

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation.
• Sie sind sicher mit MS-Office und bereit, sich in neue Software einzuarbeiten.
• Sie haben Organisationstalent und eine hohe Kommunikationsfähigkeit.
• Sie sind serviceorientiert und arbeiten gerne im Team.
• Viele unserer Studierenden sind international. Toll, wenn Sie deren Fragen freundlich und souverän auf Englisch beantworten können.

Requirements

• Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen.
• Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6 TV-L .
• Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in Teilzeit (14 Stunden/Woche) zu besetzen.
• Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.
• Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Benefits

• Unser Online-Portal ist bis zum 04.10.2026 geöffnet.
• Wir freuen uns auf Sie!